शेयर:
एक प्रधान प्रशासनिक सहायक के 7 कार्य
एक प्रशासनिक सहायक के कार्य वे सामान्य गतिविधियों के लिए सहायता और संगत के कार्य हैं जो एक कंपनी विकसित करती है। इसलिए, वे उसी के कुशल संचालन के लिए मौलिक हैं.
ये गतिविधियाँ आमतौर पर कंपनी के व्यावसायिक क्षेत्र के अनुसार परिवर्तनशील होती हैं जिसमें वे काम करते हैं। उदाहरण के लिए, विशेष कार्यालयों जैसे कानून फर्मों में, उपस्थित लोगों को आमतौर पर कुछ गतिविधियों के प्रदर्शन के लिए विशिष्ट प्रशिक्षण होता है.
हालांकि, उन सभी क्षेत्रों के लिए कार्य सामान्य हैं जो आमतौर पर, कार्यालय के भीतर सूचना के वितरण और प्रशासन के चारों ओर घूमते हैं। इसमें दस्तावेजों का प्रबंधन, अभिलेखागार और घटनाओं का संगठन शामिल है.
लेकिन ये गतिविधियाँ अधिक व्यापक हो सकती हैं। कभी-कभी प्रशासनिक सहायकों को भी लेखांकन जानकारी प्रसंस्करण से निपटना पड़ता है और यहां तक कि कंपनी के तकनीकी संसाधनों के कामकाज की गारंटी भी देता है.
एक प्रशासनिक सहायक के 7 मुख्य कार्य
1- दस्तावेज़ प्रबंधन
एक प्रशासनिक सहायक का मुख्य कार्य दस्तावेजों और फाइलों के प्रबंधन के साथ कार्यालय के सदस्यों की सहायता करना है.
आमतौर पर यह कार्य फाइलों के भंडारण, संगठन और प्रशासन से संबंधित है.
हालाँकि, कुछ अवसरों पर आपको दस्तावेजों को लिखना, संपादित करना और उनकी समीक्षा करना भी पड़ सकता है.
कुछ कंपनियों में उन्हें पत्र या नोटों का डिक्टेशन लेने और मीटिंग्स के मिनट रिकॉर्ड करने के लिए भी कहा जाता है.
कुछ मामलों में, उदाहरण के लिए, जब एक कानूनी फर्म के साथ काम करते हैं, तो इन कार्यों को पूरा करने के लिए विशेष प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है: प्रशासनिक सहायक को शब्दावली और कानूनी प्रक्रियाओं को समझना चाहिए.
दूसरी ओर, चिकित्सा के क्षेत्र में काम करने वाले प्रशासनिक सहायकों को विभिन्न ज्ञान की आवश्यकता होती है। उनके पास रोगियों से निपटने और चिकित्सा रिपोर्ट पढ़ने के लिए आवश्यक प्रशिक्षण होना चाहिए.
2- इवेंट प्लानिंग
कार्यालय की घटनाओं की योजना भी आमतौर पर प्रशासनिक सहायकों की जिम्मेदारी है। इस जिम्मेदारी का आकार कंपनी के आकार के अनुसार परिवर्तनशील हो सकता है.
एक घटना केवल एक बैठक या एक व्यावसायिक दोपहर का भोजन हो सकती है, लेकिन यह एक कांग्रेस या एक बड़ी व्यावसायिक पार्टी भी हो सकती है.
किसी भी स्थिति में, सहायक को घटना से संबंधित सभी मानदंडों का प्रबंधन करना चाहिए.
इसमें आपूर्तिकर्ताओं से संपर्क करना, आरक्षण करना, मेनू चुनना और सजावट शामिल है। लेकिन इसमें उपस्थित लोगों, वक्ताओं और वक्ताओं से संपर्क करना, आमंत्रित करना और पुष्टि करना भी शामिल है, यदि यह आवश्यक है.
3- उपयोगकर्ताओं और आगंतुकों का आमने-सामने ध्यान
उपयोगकर्ताओं के लिए ध्यान आमतौर पर प्रशासनिक सहायकों के लिए सबसे आम कार्यों में से एक है। जिन दर्शकों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है, वे हमेशा कंपनी के आकार और उसके व्यावसायिक अभिविन्यास पर निर्भर करते हैं.
छोटी कंपनियों के मामले में जो सीधे जनता की सेवा करते हैं, यह संभव है कि प्रशासनिक सहायक ग्राहकों को प्राप्त करें.
जब ऐसा होता है, तो उनका काम कंपनी की सुविधाओं में रहने के दौरान उनका मार्गदर्शन और सहायता करना है.
बड़ी कंपनियों में, प्रशासनिक सहायक को भागीदारों या बड़े आपूर्तिकर्ताओं के रूप में अन्य आगंतुकों में शामिल होना चाहिए.
इस मामले में, उनका मिशन उन्हें अपने एजेंडे की पूर्ति और प्रबंधन या कंपनी के अन्य क्षेत्रों के साथ बैठकों में मार्गदर्शन करना होगा.
4- टेलीफोन और आभासी सहायता
टेलीफोन और आभासी ध्यान उपयोगकर्ता सहायता की श्रेणी में शामिल है। टेलीफोन सहायता के मामले में, ग्राहकों और भागीदारों का अभिविन्यास शामिल है, साथ ही एजेंडा के संगठन और प्रशासन.
जब यह आभासी ध्यान में आता है, तो कार्य ग्राहक सेवा या सूचना प्रबंधन के लिए कंपनी द्वारा प्रदान किए गए चैनलों पर निर्भर करते हैं.
कुछ मामलों में यह ईमेल के प्रबंधन, प्रतिक्रिया, अग्रेषण या संदेशों को आवश्यकतानुसार संग्रहित करने के बारे में है.
अन्य मामलों में, जब आभासी संचार चैनल अधिक विविध होते हैं, तो अन्य कार्यों को शामिल किया जा सकता है, जैसे कि चैट सिस्टम के माध्यम से जनता पर ध्यान देना या यहां तक कि कंपनी के सामाजिक नेटवर्क के माध्यम से सवालों के जवाब देना।.
बड़ी कंपनियों में यह सामान्य है कि इन संचार चैनलों के ध्यान पर विशेष रूप से ध्यान केंद्रित करने वाले कार्मिक हैं। जब कंपनियां छोटी होती हैं, तो यह कार्य आमतौर पर प्रशासनिक सहायकों के लिए छोड़ दिया जाता है.
5- एजेंडों का प्रशासन
एजेंडा का प्रबंधन आमतौर पर प्रशासनिक सहायकों के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है.
इस जिम्मेदारी में टेलीफोन, व्यक्ति या ऑनलाइन द्वारा नियुक्तियों और बैठकों के लिए अनुरोध प्राप्त करना शामिल है, और उन्हें परिभाषित मानदंडों के अनुसार एजेंडे में व्यवस्थित करना है.
इसमें कंपनी के अंदर और बाहर, शेड्यूलिंग मीटिंग, वर्क लंच और बिजनेस ट्रिप भी शामिल हैं.
इन बाद के मामलों में, फ्लाइट, होटल, रेस्तरां या मीटिंग रूम को आवश्यक रूप से बुक करना भी सहायक की जिम्मेदारी है।.
6- लेखा
कभी-कभी प्रशासनिक सहायक कंपनी के भीतर होने वाले खर्चों की निगरानी और रिकॉर्डिंग के लिए जिम्मेदार होते हैं। ये कर्तव्य सरल हो सकते हैं, जैसे स्प्रेडशीट में कुछ खर्चों को रिकॉर्ड करना.
कुछ मामलों में, सहायक को अधिक जटिल कार्यों के विकास के लिए प्रशिक्षण देने के लिए कहा जाता है। उदाहरण के लिए, आपकी जिम्मेदारियों में प्रबंधन को लेखांकन रिपोर्टों की प्रस्तुति शामिल हो सकती है.
आमतौर पर यह कंपनी के आकार पर निर्भर करता है। एक बड़ी कंपनी में आमतौर पर अधिक विशिष्ट भूमिकाएं होती हैं; इन लेखांकन सूचनाओं को उस प्रयोजन के लिए रखे गए व्यक्ति द्वारा प्रशासित किया जाता है.
हालांकि, किसी भी प्रशासनिक सहायक के लिए मौलिक कौशल में से एक कार्यालय लेखा सॉफ्टवेयर का डोमेन है, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल.
7- तकनीकी प्रबंधन
तकनीकी संसाधनों का प्रबंधन भी प्रशासनिक सहायकों के कार्यों का हिस्सा है। इस अर्थ में, इसकी जिम्मेदारी यह सुनिश्चित करने की है कि कंपनी के संचालन के लिए सभी आवश्यक उपकरण अच्छी तरह से संचालित होते हैं.
इसमें कंप्यूटर उपकरण में निहित जानकारी की बैकअप प्रतियां बनाना और अन्य कार्यों के साथ एंटीवायरस अपडेट शामिल हैं.
दूसरी ओर, इसमें प्रोजेक्टर और लैपटॉप जैसे उपकरणों का प्रशासन शामिल है.
इसमें उन गतिविधियों के सामान्य विकास के लिए आवश्यक उपकरणों की समीक्षा और रखरखाव भी शामिल है जो उनकी जिम्मेदारी के तहत हैं.
इसका मतलब यह नहीं है कि प्रशासनिक सहायक को तकनीकी ज्ञान होना चाहिए। इसके काम में विशेष रूप से तकनीकी कर्मियों को काम पर रखना शामिल है जो सेटबैक से बचने के लिए नियमित रूप से उपकरणों के रखरखाव का कार्य करते हैं.
संदर्भ
- बकी, जे (2017)। कार्यकारी सचिवों और प्रशासनिक सहायकों की नौकरी के कर्तव्य। से लिया गया: thebalance.com
- कैरियर बनाने वाला (2016)। एक प्रशासनिक सहायक के रूप में कार्य करना - सामान्यवादियों के लिए एक उत्कृष्ट विकल्प। से लिया गया: careerbuilder.com
- पफीफर, जे। (2016)। एक चिकित्सा प्रशासनिक सहायक क्या करता है? से लिया गया: rasmussen.edu
- Study.com। (S.F.)। एक प्रशासनिक सहायक का कर्तव्य। से लिया गया: study.com