लिखित संचार विशेषताओं, प्रकार, तत्व, फायदे

लिखित संचार यह किसी भी प्रकार का इंटरैक्शन है जो लिखित कोड का उपयोग करता है। यद्यपि यह मौखिकता की एक ही भाषाई प्रणाली पर आधारित है, इसके गुण भिन्न हैं। इस प्रकार, दूसरों के विपरीत, लिखित रूप पूरी तरह से पारंपरिक है। यह भाषा द्वारा स्थापित नियमों के अनुसार परिभाषित पैटर्न का पालन करना चाहिए.

दूसरी ओर, लिखित संचार मनुष्य के बीच औपचारिक संचार का सबसे सामान्य रूप है, और विभिन्न प्रकार के सामाजिक कार्य करता है। इसके उपयोगों के बीच, यह अक्सर विभिन्न प्रकार की घटनाओं का दस्तावेजीकरण करने और पारस्परिक बातचीत करने के लिए उपयोग किया जाता है.

इसके अलावा, इसकी सबसे प्रासंगिक विशेषताओं में से एक यह है कि इसे एक ही स्थान और समय में प्रेषक और रिसीवर की उपस्थिति की आवश्यकता नहीं है। इसलिए, संदेश स्थगित रूप में प्राप्त होता है और लेखक (प्रेषक) और पाठक (रिसीवर) की बातचीत बहुत सीमित होती है.

दूसरी ओर, लिखित संचार अनिवार्य रूप से एक रचनात्मक गतिविधि है जिसके लिए एक सचेत प्रयास की आवश्यकता होती है। यह प्रयास मन द्वारा उत्पादित उत्तेजनाओं से आता है.

इसमें यह मौखिक एक से भिन्न होता है, जहां वे संवेदी रिसेप्टर्स द्वारा बाहरी रूप से एकत्र किए जाते हैं। दूसरी ओर लिखे गए, आंतरिक बौद्धिक गतिविधि से आते हैं.

सूची

• 1 लक्षण
  • 1.1 संदेश का आस्थगित स्वागत
  • 1.2 सीमित चक्र
  • 1.3 अतिरेक के लिए कम जगह
  • १.४ पूर्व योजना
• 2 प्रकार
  • 2.1 मेमो
  • २.२ रिपोर्ट
  • 2.3 ब्रोशर
  • 2.4 ईमेल
  • 2.5 प्रस्ताव
  • २.६ अक्षर
  • 2.7 तार
  • 2.8 फैक्स
• 3 लिखित संचार के तत्व
• 4 फायदे
  • 4.1 समय में स्थायीता
  • ४.२ नियंत्रण तंत्र
  • 4.3 परिरक्षण
  • 4.4 उच्च चिंतनशील स्तर
  • 4.5 विरूपण और व्याख्या की कम संभावना
• 5 नुकसान
  • 5.1 लागत
  • 5.2 प्रभावी ढंग से समझने की क्षमता
  • 5.3 प्रतिक्रिया
  • 5.4 भावुकता व्यक्त करने में कठिनाई  
  • 5.5 विलंबित या अनिश्चित रसीद
  • 5.6 लचीलेपन की कमी
• 6 संदर्भ

सुविधाओं

संदेश का आस्थगित स्वागत

लिखित संचार की एक विशेषता यह है कि यह समय कारक से संबंधित है। आमने-सामने की संचार स्थिति में, प्रेषक के एन्कोड किए गए संदेशों को रिसीवर द्वारा तुरंत प्राप्त किया जाता है.

लेकिन, एक लिखित संचार में हमेशा देरी होती है। सामान्य तौर पर, इस देरी के लिए कोई निश्चित समय सीमा नहीं है.

सीमित चक्र

संचार चक्र में चार बुनियादी संचार तत्व शामिल हैं: प्रेषक, संचार चैनल, रिसीवर और प्रतिक्रिया या प्रतिक्रिया के साथ संदेश। जैसे ही संदेश का स्वागत स्थगित होता है, लिखित संचार का चक्र अधिक सीमित होता है.

हालांकि, संचार और सूचना में नई प्रगति के कारण, कई चैनल चक्र के अंतिम चरण (प्रतिक्रिया या प्रतिक्रिया) को लगभग उसी समय पूरा करने की अनुमति देते हैं, जैसे कि आमने-सामने के संचार में। इनका एक उदाहरण इंस्टेंट मैसेजिंग सेवाएं हैं.

अतिरेक के लिए बहुत कम जगह

लिखित रिकॉर्ड अतिरेक की संभावना को सीमित करता है। मौखिक संचार में, इशारों और paraverbal तत्वों - जैसे कि इंटोनेशन - मौखिक भाषा का समर्थन करते हैं.

लिखित संचार में ऐसा नहीं है। इसलिए, मांग का स्तर अधिक है, जारीकर्ता को अधिक सटीकता के साथ शब्दों का उपयोग करने के लिए मजबूर करता है.

वास्तव में, लिखित संचार का उच्च सामाजिक मूल्य है। यह मूल्यांकन शब्दों की पुनरावृत्ति और समान वाक्य-विन्यास पैटर्न के उपयोग से घटता है। यहां मौलिकता और यहां तक ​​कि औपचारिक नवाचार भी प्रबल है.

पिछली योजना

आम तौर पर, लिखित संचार एक अभेद्य कार्य नहीं है। लिखते समय, अक्सर, स्थितियों या आवश्यकताओं की एक श्रृंखला मिलती है। उनमें से, यदि प्रभावी संचार की मांग की जाती है, तो संपूर्ण रूप से संदेश की सामग्री और इसके आंतरिक अभिव्यक्ति के बारे में स्पष्ट होना आवश्यक है।.

इसके लिए जारीकर्ता के पास एक पाठ संगठन योजना होनी चाहिए। जैसे-जैसे पाठ आगे बढ़ता है, संदेश के सभी तत्वों को अर्थ के साथ उचित विचारों तक समेट लिया जाता है.  

टाइप

लिखित संचार के प्रकारों के लिए, मानव कार्रवाई के कई और विविध क्षेत्रों के रूप में कई हैं। इस तरह, हर बार कुछ (टेलीग्राम) गायब हो जाते हैं और अन्य दिखाई देते हैं (उदाहरण के लिए ई-मेल)। आगे, केवल इनमें से कुछ का वर्णन किया जाएगा.

मेमो

एक मेमो एक संगठन के सदस्यों के बीच आंतरिक लिखित संचार का एक लोकप्रिय साधन है। यह पत्र का संक्षिप्त रूप है, जिसमें शिष्टाचार के न्यूनतम रूप हैं और संदेश के विशिष्ट विषय तक तत्काल पहुंच है.

इस प्रकार के संचार में आम तौर पर पूर्व-स्थापित प्रारूप होते हैं। पूरा करने के लिए मुख्य नियम में सही लेखन और व्यक्तिगत और पदानुक्रमित सम्मान शामिल हैं। लेखन का तरीका प्रत्यक्ष और बिना किसी प्रकार के परिचित के होना चाहिए.

सूचना

रिपोर्ट एक अन्य प्रकार का लिखित संचार है। उनका उपयोग वाणिज्यिक, शैक्षिक, कानूनी या वैज्ञानिक उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है.

रिपोर्ट की प्रकृति और उद्देश्य के आधार पर, पूर्व-स्थापित प्रारूप मौजूद हो सकते हैं। हालांकि, सामान्य शब्दों में, एक रिपोर्ट में एक संक्षिप्त परिचय, मुख्य उद्देश्य और परिणाम होने चाहिए. 

कुछ अवसरों में, परिणामों की समझ को सुविधाजनक बनाने के लिए ग्राफ़ और तालिकाओं को शामिल किया जाता है। उसी तरह, कई रिपोर्टों में सिफारिशों की एक सूची होती है.

साहित्य

ब्रोशर प्रकाशन हैं जिसमें कंपनियां अपने उत्पादों और सेवाओं को प्रस्तुत करती हैं। वे ग्राहकों की अपनी यात्राओं में बिक्री प्रतिनिधियों की सहायता के लिए भी प्रकाशित होते हैं.  

कंपनियां कई आकार और आकारों में ब्रोशर का उत्पादन करती हैं। कुछ ब्रोशर अक्षर आकार के होते हैं, जबकि अन्य आधे या तीन खंडों में मुड़े होते हैं.

दूसरी ओर, वे अपने मुख्य उत्पादों या सेवाओं में बहुत रंगीन होने और छवियों की एक बहुतायत के साथ विशेषता रखते हैं। ग्रंथ कुछ कम हैं और बहुत सारी खाली जगह हैं ताकि पुस्तिका आसानी से पढ़ी जा सके.

ई मेल

ईमेल वर्तमान में, संचार का एक बहुत ही सामान्य रूप है। उनका उपयोग दस्तावेज़ भेजने, बैठकें आयोजित करने, नियुक्तियों की पुष्टि करने और नौकरी के उम्मीदवारों से संपर्क करने के लिए किया जाता है। इसके अलावा, वे व्यक्तिगत मामलों से निपटने के लिए कार्यरत हैं.

उनकी सापेक्ष अनौपचारिकता के बावजूद, ईमेल को कुछ पारंपरिक मानदंडों का पालन करना चाहिए। ऐसे उद्देश्यों के लिए, इसका प्रारूप प्रेषक, प्राप्तकर्ता, विषय और एक स्थान के लिए स्थान प्रदान करता है जहां संदेश लिखा जाना चाहिए.

भले ही उनका उपयोग गैर-वाणिज्यिक उद्देश्यों के लिए किया जाता हो, लेकिन कुछ निश्चित परंपराएं हैं जिनका नकारात्मक प्रतिक्रियाओं से बचने के लिए सम्मान किया जाना चाहिए। उनमें से, हम नामों और शीर्षकों के सही लेखन, विराम चिह्नों के उचित उपयोग और वाक्यों और पैराग्राफों के सही संकलन का उल्लेख कर सकते हैं.

प्रस्तावों

प्रस्ताव दस्तावेज हैं जो भविष्य की परियोजनाओं का वर्णन करते हैं। इनमें आमतौर पर केवल एक या दो पृष्ठ होते हैं। वे परियोजना के प्रत्येक विशिष्ट कार्य की संबद्ध लागतों को शामिल करते हैं.

परियोजना के लिए प्रत्यक्ष अन्य लागतों को शामिल नहीं किया जा सकता है जैसे कि मुद्रण, मेल और डाक खर्च, अन्य.

पत्र

पत्र लिखित संचार के सबसे पुराने रूपों में से एक हैं। अक्षरों का विषय व्यक्तिगत या व्यावसायिक हो सकता है। इलेक्ट्रॉनिक रूपों के आगमन से पहले, ये संचार के बहुत लोकप्रिय साधन थे। ईमेल में, व्यावसायिक रूप से सोबर फॉर्म और संक्षिप्त संदेशों का उपयोग किया गया था.

हालांकि, व्यक्तिगत पत्रों ने अपने लेखन में कम पारंपरिकताएं दिखाईं। शिष्टाचार उपचार न्यूनतम थे। संदेश के प्रेषक और रिसीवर के बीच थीम का विकास सुविधा पर था। पृष्ठों की संख्या दोनों की क्षमता से सीमित थी। प्रगतिशील रूप से, इनका स्थान इलेक्ट्रॉनिक संदेशों ने ले लिया है.    

टेलीग्राम

तार एक पत्र का एक छोटा और सरलीकृत संस्करण है। यहां शिष्टाचार के सूत्र न्यूनतम और कभी-कभी छोड़े जाते हैं। संदेश का पाठ शब्दों की सबसे बड़ी संख्या को छोड़ दिया गया है और समझ बनाने के लिए न्यूनतम आवश्यक रखा गया है.

इसी तरह, शिष्टाचार के रूप आम तौर पर मानक और संक्षिप्त रूप थे (श्री के लिए श्री, श्रीमती, श्रीमती और अन्य समान के लिए)। जैसे कि पत्रों में, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया की उन्नति के साथ उनका उपयोग कम हो रहा है.

फैक्स

यह इलेक्ट्रॉनिक रूप से लिखे गए संदेशों को प्रसारित करने का अग्रणी तरीका था। यद्यपि इसका लेखन और इसका वाचन दोनों एक लिखित पेपर पर किया गया था, लेकिन इसका प्रसारण इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया गया था। इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के बढ़ते उपयोग के कारण इसके उपयोग में गिरावट आई है.

लिखित संचार के तत्व

सामान्य तौर पर, यह माना जाता है कि लिखित संचार के तीन मुख्य तत्व संरचना (सामग्री रूप), शैली (लेखन) और सामग्री (विषय) हैं.

संरचना के संबंध में, यह पाठकों को विषय को समझने में मदद करता है। इसीलिए इसे लिखना शुरू करने से पहले उद्देश्यों पर स्पष्ट होने की सिफारिश की जाती है.

शैली के संबंध में, यह पहली बार जारीकर्ता से संबंधित है। हालांकि, लिखित सामग्री के संभावित प्राप्तकर्ताओं को ध्यान में रखना भी महत्वपूर्ण है। कभी-कभी, एक साधारण शब्दावली के साथ वाक्यों या छोटे पैराग्राफों के उपयोग की आवश्यकता होती है। कभी-कभी, संदेश थोड़ा लंबा और विस्तृत होना चाहिए.

अंत में, विषय के बारे में, यह एक महान विविधता हो सकती है। मानव संपर्क के सभी क्षेत्र एक लिखित संचार का उद्देश्य हो सकते हैं। इसमें कानून और प्रक्रियाओं के माध्यम से वैज्ञानिक विषयों से लेकर व्यक्तिगत तक शामिल हैं.

लाभ

समय में स्थायीता

लिखित संचार सूचना का एक स्थायी साधन है। इसलिए, रिकॉर्ड रखने के लिए यह उपयोगी है। उसी तरह, जिम्मेदारियों के सही प्रतिनिधिमंडल और मानदंडों और प्रक्रियाओं की स्थापना में यह बहुत महत्वपूर्ण है। दूसरी ओर, यह संदेशों की पुनरावृत्ति क्वेरी की अनुमति देता है.

नियंत्रण तंत्र

समय में स्थायित्व की इसकी संभावना के लिए धन्यवाद, लिखित संचार एक नियंत्रण उपकरण के रूप में आदर्श है। नियंत्रण पत्र या परिणाम, कानून, समझौते, दूसरों के बीच, ऐसे दस्तावेज हैं जो संचार के इस मोड के माध्यम से सबसे अधिक संसाधित होते हैं.

परिरक्षण

लिखित संचार में उच्च स्तर का संरक्षण होता है। यह इसे सुरक्षित और स्थायी बनाने की अनुमति देता है। तकनीकी विकास ने सूचना के संरक्षण के अन्य साधनों को संभव बनाया है। हालाँकि, अब तक, मूल में लिखा गया दस्तावेज़ अपने अस्तित्व और मौलिकता का अंतिम प्रमाण बना हुआ है.

उच्च चिंतनशील स्तर

जो लोग इस माध्यम का कुशलता से उपयोग करते हैं, वे लिखने से पहले प्रतिबिंबित करते हैं। एक संदेश लिखने की कार्रवाई हमेशा सोच और परिभाषित करने की प्रक्रिया से पहले होती है जिसे आप व्यक्त करना चाहते हैं। यहाँ तक कि स्वयं लेखन भी प्रतिबिंब की एक प्रक्रिया है। इसलिए, यह संचार मोड सटीकता और परिशुद्धता संचारित करने के लिए आदर्श है.

विरूपण और व्याख्या की कम संभावना

लिखित संचार के माध्यम से प्रेषित संदेशों में, विरूपण की संभावना कम होती है। इस संचार प्रणाली में, जानकारी स्थायी रूप से पंजीकृत होती है और इसे किसी भी समय सत्यापित किया जा सकता है। इस प्रकार, सूचना के विरूपण या परिवर्तन की संभावना कम है.

दूसरी ओर, गलत संदेश आने की संभावना कम है। किसी भी संदेह के मामले में, जब तक पूर्ण समझ हासिल नहीं की जाती है, तब तक संदेश को कई बार आवश्यक रूप से पुन: व्यवस्थित किया जा सकता है.

इसी तरह, संदेश की प्राप्ति के बोध के स्तर को पढ़ने या पुन: व्यवस्थित करने की गति को समायोजित किया जा सकता है। इस तरह, यह गारंटी दी जा सकती है कि यदि प्रेषक और रिसीवर दोनों समान कोड संभालते हैं, तो संदेश वांछित के अनुसार आ जाएगा.

नुकसान

लागत

लिखित संचार आर्थिक नहीं है। सामग्री (कागज और स्याही, अन्य चीजों के बीच) और लेखन को लिखने और वितरित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले श्रम से संबंधित लागतें हैं। प्रेषक और रिसीवर के बीच भौतिक दूरी के आधार पर ये लागत बढ़ सकती है.

प्रभावी ढंग से समझने की क्षमता

लिखित संचार का उपयोग भाषा और शब्दावली के उपयोग में महान कौशल और योग्यता का हकदार है। लेखन कौशल की कमी और ग्रंथों की खराब गुणवत्ता संदेश पर नकारात्मक प्रभाव डालती है और अपनी प्रभावी समझ को जोखिम में डालती है.

प्रतिक्रिया

लिखित संचार में संदेश की प्रतिक्रिया तत्काल नहीं है। इस प्रकार के संचार में, एन्कोडिंग और डिकोडिंग की प्रक्रिया धीमी होती है.

उपयोग किए गए कोड के आधार पर, समझ वांछित से अधिक समय ले सकती है। किसी भी मामले में, प्रतिक्रिया संदेश के प्राप्तकर्ता की सुविधा पर है, जारीकर्ता नहीं.

भावुकता व्यक्त करने में कठिनाई  

एक चिंतनशील माध्यम होने के नाते, लिखित संचार में भावुकता व्यक्त करना अधिक कठिन है। वास्तव में, कवि और कलाकार इस माध्यम का उपयोग सौंदर्य और भावनाओं को व्यक्त करने के लिए करते हैं, ऐसी तकनीकों का उपयोग करते हैं जिनका उपयोग करना मुश्किल है। कभी-कभी वे सफल होते हैं, लेकिन दूसरों में वे कलाकार की भावनात्मकता को प्रसारित करने के उद्देश्य को पूरा नहीं करते हैं.

इस प्रकार के संचार को ठंड, अवैयक्तिक और संचार के अन्य रूपों के साथ विरोधाभासों के रूप में जाना जाता है जिसमें मौखिक और गर्भकालीन विशेषताएं शामिल हो सकती हैं। इस कारण से यह सूचना के संचरण में अधिक बार उपयोग किया जाता है जिसमें तथ्यों की सटीकता महत्वपूर्ण होती है.

विलंबित या अनिश्चित रसीद

लिखित संचार की विधि संदेश की प्राप्ति की तत्काल पुष्टि में बाधा डालती है। कुछ मामलों में, यहां तक ​​कि यह निर्धारित करना संभव नहीं है कि क्या संदेश इच्छित प्राप्तकर्ता तक पहुंच गया है.

लचीलेपन की कमी

लचीलेपन की कमी लिखित संचार का एक और नुकसान है। एक बार एक मूल संदेश जारी होने के बाद, त्वरित सामग्री सुधार की कोई संभावना नहीं है.

किसी भी परिवर्तन की आवश्यकता है जो संदेश के प्राप्तकर्ता द्वारा गारंटी दी जानी चाहिए। इसी तरह, हर सुधार, जो आंशिक रूप से किया जाता है, पूरे संदेश को प्रभावित करता है.

संदर्भ

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