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अनंतिम आविष्कार प्रणाली, लाभ
की प्रणाली शाश्वत आविष्कार एक इन्वेंट्री अकाउंटिंग विधि है जो कंप्यूटराइज्ड सिस्टम और बिजनेस एसेट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर के उपयोग के माध्यम से इन्वेंट्री की बिक्री या खरीद को तुरंत पंजीकृत करती है.
यह स्टॉक में इन्वेंट्री की मात्रा पर तत्काल रिपोर्ट के साथ इन्वेंट्री में परिवर्तनों का काफी विस्तृत दृश्य दिखाता है, और उपलब्ध सामानों के स्तर को सटीक रूप से दर्शाता है.
सतत इन्वेंट्री ट्रैकिंग इन्वेंट्री का पसंदीदा तरीका है, क्योंकि यह लगातार उचित परिणाम उत्पन्न कर सकता है, अगर यह ठीक से प्रबंधित हो।.
एक कंपनी के रूप में, जो आवश्यक है उसकी अधिक इन्वेंट्री करना महंगा है और अपशिष्ट उत्पन्न कर सकता है। दूसरी ओर, बहुत कम होने का मतलब है कि आप ग्राहकों को निराश करने और अपने प्रतिद्वंद्वियों के साथ बिक्री राजस्व खोने का जोखिम चलाते हैं.
हमेशा की तरह इन्वेंट्री सॉफ्टवेयर हमेशा अद्यतित रहता है, इसमें स्टॉक स्तरों की तुरंत दृश्यता होती है, जिससे यह मांग में बदलाव के लिए अधिक तेज़ी से प्रतिक्रिया करने की अनुमति देता है.
प्रक्रिया कैसे काम करती है?
सतत सूची प्रणाली के साथ, एक कंपनी लगातार इन्वेंट्री रिकॉर्ड्स को अपडेट करती है, जैसे गतिविधियों के लिए अतिरिक्त और घटाव के लिए लेखांकन:
- खरीदी गई वस्तु-सूची.
- माल स्टॉक से बेचा जाता है.
- इनवेंटरी से ली गई सामग्री का उपयोग उत्पादन में किया जाना है.
- लेखों को त्याग दिया.
सिस्टम पूरी तरह से काम करता है जब एक कंप्यूटर डेटाबेस के साथ युग्मित किया जाता है, गोदाम कर्मचारियों द्वारा बारकोड स्कैनर का उपयोग करके या प्वाइंट-ऑफ-सेल टर्मिनलों का उपयोग करके वास्तविक समय में अपडेट किया जाता है।.
समय-समय पर इन्वेंट्री बनाम सदा सूची
परंपरागत रूप से, यदि आप जानना चाहते थे कि गोदाम में कितनी वस्तुएं उपलब्ध हैं, तो आपको एक भौतिक गणना करनी थी और इसे मैनुअल या स्वचालित प्रणालियों के साथ सामंजस्य स्थापित करना था।.
कंपनियों ने एक निश्चित अवधि के अंत में स्टॉक के लिए भौतिक रूप से हिसाब लगाया, और उस समय इन्वेंट्री के आंकड़े अपडेट किए गए थे। इसे आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम के रूप में जाना जाता है, क्योंकि सूचना समय-समय पर अपडेट की जाती है.
सतत इन्वेंट्री सिस्टम इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर और प्रक्रियाओं का उपयोग करता है जो इन्वेंट्री आंदोलन के वास्तविक समय को अपडेट करने की अनुमति देता है.
कर्मचारी उस समय बिक्री, खरीदारी या रिटर्न रिकॉर्ड करने के लिए बार कोड स्कैनर का उपयोग करते हैं.
यह जानकारी एक डेटाबेस में भेजी जाती है जिसे प्रत्येक परिवर्तन को रिकॉर्ड करने के लिए लगातार अपडेट किया जाता है। इन्वेंट्री का सतत अद्यतन वह है जो सिस्टम को उसका नाम देता है और इसे आवधिक दृष्टिकोण से अलग करता है.
सदा सूची खाते
इस प्रणाली के तहत, आपको क्रय खाता बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि माल की प्रत्येक खरीद के साथ इन्वेंट्री खाता सीधे शुल्क लिया जाता है.
इस प्रणाली में पोस्ट किए जाने वाले खाते हैं:
- जब आप माल को माल सूची में रखने के लिए खरीदते हैं:
- जब माल, बीमा, आदि जैसे खर्च होते हैं, तो माल की लागत में जोड़ा जाता है:
- यदि माल आपूर्तिकर्ता को वापस कर दिया जाता है:
- जब माल बेचा जाता है:
- यदि माल ग्राहकों द्वारा वापस किया जाता है:
- जब इन्वेंट्री खाते की राशि और भौतिक गणना के बीच अंतर पाया जाता है:
लाभ
यह एक सटीक प्रतिस्थापन की अनुमति देता है
इन्वेंट्री खरीदते और बेचते समय इन्वेंट्री में परिवर्तन वास्तविक समय में दर्ज किए जाते हैं। यह आपको उन रिपोर्टों का उत्पादन करने में सक्षम बनाता है जो तुरंत इन्वेंट्री आइटम की पहचान करते हैं जो बाहर चल रहे हैं.
गिरावट और चोरी का पता लगाएं
आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम में, भौतिक इन्वेंट्री गणना को मान्य करते हुए, अवधि के अंत में इन्वेंट्री को समायोजित किया जाता है। यह गणना में किसी भी चोरी, सिकुड़न या यहां तक कि त्रुटियों को छुपाता है, जब यह समायोजन बेचे गए माल के लागत खाते में स्थानांतरित किया जाता है.
एक शाश्वत प्रणाली, काल गणना के अंत के साथ प्रणाली में इन्वेंट्री के मूल्य की तुलना करेगी और आपको किसी भी विसंगति की जांच करने की अनुमति देगी.
अधिक सटीक मध्यवर्ती वित्तीय विवरण प्रस्तुत करता है
क्योंकि आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम में अवधि के दौरान इन्वेंट्री मान नहीं बदले जाते हैं, बैलेंस शीट में इन्वेंट्री अकाउंट और लाभ और हानि विवरण में बेचे गए माल की लागत दोनों अवधि में गलत हैं। अवधि.
एक स्थायी प्रणाली उन सही मात्रा को बनाए रखती है और पूरी अवधि के दौरान वित्तीय विवरणों का अधिक सटीक सेट प्रदान करती है.
इन्वेंट्री के स्तर के करीब प्रबंधन
इन्वेंट्री का स्तर हमेशा सही होता है और किसी भी समय ऑनलाइन एक्सेस किया जाता है। आप अपनी टर्नओवर दर की सही गणना कर सकते हैं कि बिक्री धीमी हो रही है या यदि उत्पाद अब जल्दी नहीं बिक रहे हैं.
अन्य वाणिज्यिक प्रणालियों के साथ एकीकरण
वित्तीय और लेखा टीमों के लिए वास्तविक समय की सूची की जानकारी महत्वपूर्ण है। वित्तीय प्रणाली के साथ इन्वेंट्री सिस्टम का एकीकरण सटीक कर और नियामक रिपोर्टों की गारंटी देने में मदद करता है.
विक्रेता अपनी प्रतिष्ठा को सीधे प्रभावित करते हुए एक बेहतर ग्राहक अनुभव प्रदान कर सकते हैं। मार्केटिंग सिस्टम के साथ इसका एकीकरण उस टीम को वर्तमान स्नैपशॉट देता है जो बेचा जाता है और जो नहीं है।.
नुकसान
कार्यान्वयन की उच्च लागत
सदा सूची प्रणाली का उपयोग करने के लिए, एक कंपनी को पहले विशेष उपकरण और सॉफ्टवेयर स्थापित करना होगा। सिस्टम को सही ढंग से लागू करने के लिए एक बड़े प्रारंभिक निवेश, कई संसाधनों और समय की आवश्यकता होती है.
आवश्यक उपकरण और सॉफ़्टवेयर स्थापित करने के बाद, रखरखाव और आवधिक अपडेट अनिवार्य होना जारी रहेगा, कंपनियों को और भी अधिक लागत आएगी।.
अधिक से अधिक जटिलता
सिस्टम की जटिलता के कारण कंपनियों को प्रत्येक कर्मचारी को प्रशिक्षण देने की आवश्यकता होती है.
कर्मचारियों को कंपनी के विशेष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता होगी और स्कैनर जैसे विशेष उपकरण के उपयोग पर प्रशिक्षण भी प्राप्त करना होगा.
पंजीकृत इन्वेंट्री वास्तविक इन्वेंट्री को प्रतिबिंबित नहीं कर सकती है
यह एक नुकसान हो सकता है कि लेनदेन के रूप में जल्द ही दर्ज किए जाते हैं, क्योंकि पंजीकृत इन्वेंट्री समय के साथ वास्तविक इन्वेंट्री को प्रतिबिंबित नहीं कर सकती है।.
ऐसा इसलिए है क्योंकि एक सतत इन्वेंट्री सिस्टम में भौतिक इन्वेंट्री काउंट का अक्सर उपयोग नहीं किया जाता है.
सिस्टम में लेन-देन करने वाले लोगों की अधिक संख्या के साथ, कंपनी मानवीय त्रुटि के कारण गलतियां करने का अधिक जोखिम मानती है.
खपत का अधिक समय
समय-समय पर इन्वेंट्री सिस्टम के साथ, कंपनियां इन्वेंटरी को पंजीकृत करने के लिए कुछ समय आवंटित करती हैं.
उन्हें साप्ताहिक, मासिक या सालाना भी पंजीकृत किया जा सकता है। यह आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम को सतत इन्वेंट्री सिस्टम की तुलना में कम समय का उपभोग करता है.
स्थायी प्रणाली के साथ, प्रत्येक लेनदेन को तुरंत पंजीकृत होना चाहिए। लेखा परीक्षकों को लेन-देन की समीक्षा करनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे सही हैं और आंकड़ों में विसंगतियों को खोजने के लिए भौतिक आविष्कार अभी भी किए जाने चाहिए.
संदर्भ
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