प्रकार की प्रक्रियाओं, मॉडलों, चरणों और उदाहरणों की पुनर्रचना

पुनर्मिलन की प्रक्रिया एक व्यवसाय प्रबंधन रणनीति है जो प्रदर्शन, उत्पादकता और गुणवत्ता में पर्याप्त सुधार प्राप्त करने के लिए किसी संगठन की वर्कफ़्लोज़ और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विश्लेषण पर केंद्रित है।.

किसी संस्था के मिशन को बेहतर ढंग से समर्थन देने और लागत को कम करने के लिए, जिस तरह से काम किया जाता है, उस पर पुनर्विचार और पुन: डिज़ाइन करने का अभ्यास है। व्यापार प्रक्रिया एक विशिष्ट परिणाम प्राप्त करने के लिए किए गए कार्यों या परस्पर गतिविधियों के सेट को संदर्भित करती है.

यह संगठन के मिशन, रणनीतिक उद्देश्यों और ग्राहक की जरूरतों के उच्च-स्तरीय मूल्यांकन के साथ शुरू होता है। मौलिक प्रश्न पूछे जाते हैं, जैसे कि क्या आपको मिशन को फिर से परिभाषित करने की आवश्यकता है? क्या मिशन के साथ रणनीतिक उद्देश्य गठबंधन किए गए हैं? ग्राहक कौन हैं?

एक कंपनी को लग सकता है कि यह संदिग्ध धारणाओं के तहत काम कर रहा है, विशेष रूप से अपने ग्राहकों की जरूरतों और इच्छाओं के संदर्भ में। संगठन के पुनर्विचार करने के बाद ही उसे क्या करना चाहिए, यह तय करता है कि उसे कैसे बेहतर करना है.

सूची

• 1 प्रक्रियाओं पर ध्यान दें
• 2 प्रकार
  • 2.1 लागत में सुधार के लिए पुनर्रचना
  • 2.2 अधिक प्रतिस्पर्धी होने के लिए री-इंजीनियरिंग
  • 2.3 नवाचार के एक कट्टरपंथी बिंदु के लिए फिर से इंजीनियरिंग
• 3 मॉडल
  • 3.1 ADKAR मॉडल
  • 3.2 पुलों संक्रमण मॉडल
• 4 चरण
  • 4.1 परिवर्तन की आवश्यकता को पहचानें और संचार करें
  • 4.2 विशेषज्ञों की टीम इकट्ठा करें
  • 4.3 अक्षम प्रक्रियाओं का पता लगाएं और प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) को परिभाषित करें
  • 4.4 प्रक्रियाओं को फिर से डिज़ाइन करें और KPI की तुलना करें
• 5 उदाहरण
  • 5.1 फोर्ड मोटर्स
  • 5.2 टैको बेल
• 6 फायदे और नुकसान
  • ६.१-ऐडवांटेज
  • 6.2 -Disadvantages
• 7 संदर्भ

प्रक्रियाओं पर ध्यान दें

मिशन और उद्देश्यों के बुनियादी मूल्यांकन के ढांचे में, पुनरुत्थान संगठन की प्रक्रियाओं, उन चरणों और प्रक्रियाओं पर ध्यान केंद्रित करता है जो उस तरीके को नियंत्रित करते हैं जिसमें संसाधनों का उपयोग उत्पादों और सेवाओं को बनाने के लिए किया जाता है जो ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करते हैं। या विशेष रूप से बाजार.

पुनर्संरचना महत्वपूर्ण प्रदर्शन उपायों, जैसे कि लागत, गुणवत्ता, सेवा और गति में नाटकीय सुधार प्राप्त करने के उद्देश्य से एक संगठन की मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान, विश्लेषण और पुनः डिजाइन करती है।.

सूचना प्रौद्योगिकी को मौजूदा व्यावसायिक कार्यों का समर्थन करने के बजाय संगठन और सहयोग के नए रूपों को बनाने के लिए एक सुविधा के रूप में कार्य करने के लिए माना जाता है.

प्रक्रिया पुनरुत्थान अलग-अलग विषयों से अपने अस्तित्व को प्राप्त करता है, और चार मुख्य क्षेत्रों की पहचान की जा सकती है, जो परिवर्तन के अधीन हैं: संगठन, प्रौद्योगिकी, रणनीति और लोग। एक प्रक्रिया दृष्टि का उपयोग इन क्षेत्रों पर विचार करने के लिए एक सामान्य ढांचे के रूप में किया जाता है.

टाइप

किसी भी कंपनी को शुरू करने के लिए तीन अलग-अलग प्रकार की प्रक्रिया पुनर्रचना होती है:

लागत में सुधार के लिए पुनर्रचना

इस प्रकार की पुनर्रचना एक कंपनी को उन प्रक्रियाओं की लागत में असाधारण कमी ला सकती है जो मौलिक नहीं हैं, या तो मौलिक रूप से इन प्रक्रियाओं को बदलकर, या यहां तक ​​कि उन्हें पूरी तरह से समाप्त कर सकते हैं।.

लागतों को कम करने के लिए जो सामान्य प्रयास किए जाते हैं, उन्हें हासिल किया जा सकता है.

अधिक प्रतिस्पर्धी होने के लिए पुनरुत्थान

इस प्रकार के पुनरुत्थान के प्रयास के साथ, यह व्यवसाय में उत्पन्न होने वाली मुख्य प्रक्रियाओं के भीतर गहरा करने की मांग की जाती है.

यह एक विश्व स्तरीय स्तर पर अपनी तरह का सबसे अच्छा बनने का इरादा है, जबकि कंपनियों के साथ प्रतिस्पर्धात्मक तुल्यता प्राप्त करना है कि अतीत में नियमों को स्थापित किया और उद्योग के मानकों को स्थापित किया।.

नवाचार के एक कट्टरपंथी बिंदु के लिए पुनर्रचना

इस प्रकार के पुनरुत्थान नवाचार के कट्टरपंथी बिंदुओं का पता लगाने और बनाने के लिए, मौजूदा नियमों को बदलते हैं और उन सभी कंपनियों के लिए कक्षा में सर्वश्रेष्ठ की एक नई परिभाषा स्थापित करते हैं जो एक बनने की कोशिश कर रहे हैं।.

मॉडल

मॉडल ADKAR

मॉडल लोगों के परिवर्तन के तत्व पर केंद्रित है, विशेष रूप से यह सुनिश्चित करने के लिए कि कर्मचारी इसमें शामिल हैं और परिवर्तन में विश्वास करते हैं.

ऐसा करने के बाद, मॉडल व्यवसाय के आयाम को देखने के लिए आगे बढ़ता है, परिवर्तन की आवश्यकता की पहचान करने पर ध्यान केंद्रित करता है, जिन उद्देश्यों को पूरा किया जाना चाहिए, जिस तरह से वे इन उद्देश्यों को प्राप्त करेंगे और जिस समय पैमाने पर उन्हें पूरा किया जाएगा।.

एक सफल परिवर्तन रणनीति को लागू करने के लिए व्यावसायिक और व्यक्तिगत दोनों आयामों का सावधानीपूर्वक ध्यान रखना चाहिए। कर्मचारी सहायता सुनिश्चित करने के लिए पाँच प्रमुख चरण हैं.

जागरूकता

कर्मचारियों को वास्तव में पता होना चाहिए कि क्या परिवर्तन हो रहा है और यह क्यों आवश्यक है। यदि कर्मचारियों को इन बातों की जानकारी नहीं है, तो वे रणनीति के भीतर प्रेरणा और दिशा खो सकते हैं.

यह सुनिश्चित करने के लिए प्रबंधन की एक महत्वपूर्ण भूमिका है कि कर्मचारी परिवर्तन प्रक्रिया के हर तत्व से पूरी तरह से अवगत हैं.

मैं चाहता हूँ

परिवर्तन की रणनीति का समर्थन स्वाभाविक रूप से कर्मचारियों से आना चाहिए। कर्मचारियों को परिवर्तन के लिए मजबूर करने के बजाय, परियोजना के विजन और विकास में उनके साथ अंतिम परिणाम के लिए उनका समर्थन सुनिश्चित करेगा.

ज्ञान

पुनर्रचना संभवत: कर्मचारियों की दिनचर्या और कौशल में बदलाव के साथ-साथ संगठन में एक सामान्य बदलाव लाएगी.

इस कारण से, कर्मचारियों को इन कौशलों को हासिल करने और विकसित करने के लिए पूर्ण समर्थन प्राप्त करना चाहिए.

कौशल

इस ज्ञान को विकसित किया जाना चाहिए, लेकिन यह केवल तभी हो सकता है जब व्यक्तियों में आवश्यक क्षमता हो.

समर्थन

परिवर्तन की प्रक्रिया और उन व्यक्तियों के लिए पुरस्कार जो अपने तरीकों को बदलते हैं, परिवर्तन होने के बाद प्रबलित होना चाहिए। यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी पुरानी आदतों में वापस आने के प्रलोभन का विरोध करें.

पुलों का संक्रमण मॉडल

मॉडल की मुख्य ताकत यह है कि यह परिवर्तन पर केंद्रित है, न कि परिवर्तन पर। इनमें अंतर सूक्ष्म, लेकिन महत्वपूर्ण है.

परिवर्तन एक ऐसी चीज है जो लोगों के साथ होती है, भले ही वे इससे सहमत न हों। दूसरी तरफ, परिवर्तन के माध्यम से जाने पर लोगों के मन में परिवर्तन होता है.

परिवर्तन बहुत जल्दी हो सकता है, जबकि संक्रमण आमतौर पर अधिक धीरे-धीरे होता है.

मॉडल संक्रमण के तीन चरणों को उजागर करता है जो लोग बदलाव से गुजरते हैं। ये हैं:

- समाप्ति, हानि और जाने देना.

- तटस्थ क्षेत्र.

- नई शुरुआत.

पुलों का कहना है कि लोग अपनी गति से प्रत्येक चरण से गुजरते हैं। उदाहरण के लिए, जो लोग बदलाव के साथ सहज हैं, वे शायद तीसरे चरण में जल्दी जाएंगे, जबकि अन्य पहले या दूसरे चरण में रहेंगे.

चरणों

व्यापार प्रक्रियाओं को फिर से संगठित करना एक आसान काम नहीं है। जब तक प्रत्येक चरण के सफल समापन, परिवर्तन के प्रयास विफल हो सकते हैं.

परिवर्तन की आवश्यकता को पहचानें और संचार करें

एक जांच होनी चाहिए। क्या प्रक्रियाएँ काम नहीं कर सकती हैं? क्या प्रतियोगिता कुछ पहलुओं में कंपनी से बेहतर या बदतर है?

सभी जानकारी होने के बाद, विभिन्न विभागों के नेताओं की भागीदारी के साथ एक पूरी योजना तैयार की जानी चाहिए.

प्रबंधन को विक्रेता की भूमिका निभानी होगी। यह परिवर्तन की महान दृष्टि को व्यक्त करना चाहिए और दिखाता है कि यह सबसे कम रेटेड कर्मचारियों को भी सकारात्मक रूप से कैसे प्रभावित करेगा.

विशेषज्ञों की टीम इकट्ठा करें

किसी भी अन्य परियोजना के साथ, प्रक्रिया पुनर्रचना के लिए उच्च प्रशिक्षित और प्रेरित लोगों की एक टीम की आवश्यकता होती है जो आवश्यक कदम उठाएंगे। ज्यादातर मामलों में, टीम में निम्न शामिल हैं:

वरिष्ठ प्रबंधक

जब एक बड़ा बदलाव करने की बात आती है, तो आपको किसी ऐसे व्यक्ति की निगरानी की जरूरत है जो निर्णय ले सकता है और जिसे सीधे संपर्क करना है.

संचालन प्रबंधक ने किया

आपको किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता होगी जो प्रक्रिया की जटिलताओं को जानता हो। वहाँ संचालन प्रबंधक हस्तक्षेप करता है, प्रक्रियाओं के साथ काम करने और अपने विशाल ज्ञान के साथ योगदान करने में सक्षम होने के लिए.

विशेषज्ञों को फिर से देखना

सही इंजीनियरों की जरूरत होगी। आईटी से विनिर्माण तक कई अलग-अलग क्षेत्रों में पुनर्रचना की प्रक्रियाओं का अनुभव हो सकता है.

अक्षम प्रक्रियाओं का पता लगाएं और प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) को परिभाषित करें

सही KPI को परिभाषित किया जाना चाहिए। KPI आमतौर पर प्रक्रिया के अनुसार अलग-अलग होती है.

फिर प्रक्रियाओं का व्यक्तिगत रूप से पालन किया जाना चाहिए। ऐसा करने का सबसे आसान तरीका व्यवसाय प्रक्रियाओं को मैप करना है.

यह बहुत आसान है अगर आपके पास कदम से कदम लिखने में सब कुछ है। यह वह जगह है जहां परिचालन प्रबंधक उपयोगी है, क्योंकि यह प्रक्रियाओं को परिभाषित और विश्लेषण करना आसान बनाता है.

प्रक्रियाओं के साथ काम करने का सबसे बुनियादी तरीका प्रवाह आरेखों के माध्यम से है। एक पेंसिल और पेपर लें और प्रक्रियाओं को चरण दर चरण रिकॉर्ड करें.

यदि आपके पास तकनीक का अधिक ज्ञान है, तो प्रक्रिया विश्लेषण के लिए सॉफ्टवेयर का उपयोग सब कुछ बहुत आसान बना सकता है.

प्रक्रियाओं को फिर से डिज़ाइन करें और KPI की तुलना करें

जब आप इस बिंदु पर पहुंचते हैं, तो जोड़ने के लिए बहुत कुछ नहीं होता है। अब हमें क्या करना है कि सिद्धांतों को व्यवहार में लाना जारी रखें और देखें कि केपीआई कैसे बनाए रखा जाता है.

अगर KPI यह दर्शाता है कि नया समाधान बेहतर तरीके से काम करता है, तो आप समाधान को धीरे-धीरे मापना शुरू कर सकते हैं, इसे अधिक से अधिक कंपनी की प्रक्रियाओं में डाल सकते हैं.

उदाहरण

फोर्ड मोटर्स

1980 के दशक में, अमेरिकी ऑटो उद्योग मंदी के दौर से गुजर रहा था। लागत कम करने की मांग करते हुए, फोर्ड ने अपने कुछ विभागों की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का गहराई से विश्लेषण करने का फैसला किया, जो अक्षम प्रक्रियाओं को खोजने की कोशिश कर रहा था.

उन्होंने देखा कि 500 ​​से अधिक लोगों ने लेखा विभाग में काम किया। इसकी तुलना में, उनके प्रतियोगी माज़दा में लगभग 100 लोगों ने एक ही विभाग में काम किया.

हालाँकि फोर्ड एक बड़ी कंपनी थी, लेकिन एक मात्रात्मक लक्ष्य निर्धारित किया गया था, जो कि उस विभाग में कर्मचारियों की संख्या को केवल 200 लोगों तक कम करना था.

उन्होंने यह पता लगाने के लिए एक प्रक्रिया पुनर्रचना पहल शुरू की कि विभाग के पास इतना स्टाफ क्यों है। उन्होंने वर्तमान प्रणाली का विश्लेषण किया और पाया कि यह निम्नलिखित तरीके से काम करती है:

- जब क्रय विभाग ने एक खरीद आदेश लिखा था, तो उसने देय विभाग को एक प्रति भेजी थी.

- फिर, सामग्री नियंत्रण विभाग ने माल प्राप्त किया और देय खातों से संबंधित दस्तावेज़ की एक प्रति भेजी.

- उसी समय, आपूर्तिकर्ता ने देय खातों में वितरित माल के लिए एक रसीद भेजी.

पूरी तरह से नई प्रक्रिया

देय कर्मचारियों को तीन आदेशों से संबंधित होना था, और उन्हें जोड़ते समय, उन्होंने मैन्युअल रूप से भुगतान जारी किया। इस प्रक्रिया के लिए विभाग में बहुत श्रम की आवश्यकता थी.

मामूली बदलाव करने के बजाय, फोर्ड ने एक पूरी तरह से नई प्रक्रिया विकसित की। इस नई प्रक्रिया में सूचना प्रौद्योगिकी ने महत्वपूर्ण भूमिका निभाई.

उन्होंने एक डेटाबेस विकसित किया जिसमें एक सूचना भेजी गई थी जब क्रय विभाग ने एक आदेश दिया था.

जब सामग्रियों को वितरित किया गया, तो एक स्टोर क्लर्क ने उन्हें कंप्यूटर में दर्ज किया। इस तरह वह तुरंत सत्यापित कर सकता था कि वितरित सामग्री क्रम में है, ताकि बाद में उन्हें स्वचालित रूप से भुगतान किया जाए.

इस तरह, यह पूरी तरह से समाप्त हो गया था कि देय कर्मचारी आदेशों का मिलान करना चाहते हैं, प्रशासनिक कर्मचारियों की संख्या में 75% की कमी.

टैको बेल

टैको बेल ने अपने व्यवसाय को फिर से बनाया, सेवा पहलू पर अधिक ध्यान केंद्रित किया और अपने विनिर्माण क्षेत्र को केंद्रीकृत किया.

के-माइनस कार्यक्रम के निर्माण के साथ, अब उनके रेस्तरां के लिए मांस, मक्का, सेम, सलाद, पनीर और टमाटर रेस्तरां के बाहर तैयार किए गए थे। रेस्तरां में, केवल इन तैयार सामग्रियों को इकट्ठा किया गया था जब एक ग्राहक ने उनसे अनुरोध किया था.

काम करने के इस नए तरीके की कुछ सफलताओं में कर्मचारी प्रेरणा, बेहतर गुणवत्ता नियंत्रण, कम दुर्घटनाएं, अधिक बचत और अधिक समय ग्राहक सेवा पर ध्यान केंद्रित करना था।.

फायदे और नुकसान

-लाभ

लागत और चक्र समय को कम करें

प्रक्रिया पुनर्रचना, अनुत्पादक गतिविधियों और उन्हें निष्पादित करने वाले कर्मचारियों को समाप्त करके लागत और चक्र समय को कम करती है.

टीम पुनर्गठन से प्रशासन के विभिन्न स्तरों की आवश्यकता कम हो जाती है, सूचना प्रवाह में तेजी आती है, त्रुटियों और कई स्थानांतरणों के कारण होने वाले कार्यों की पुनरावृत्ति समाप्त हो जाती है.

गुणवत्ता में सुधार

प्रक्रिया पुनर्रचना काम के विखंडन को कम करके और प्रक्रियाओं का एक स्पष्ट स्वामित्व स्थापित करके गुणवत्ता में सुधार करती है.

श्रमिक अपने उत्पादन की जिम्मेदारी लेते हैं और त्वरित प्रतिक्रिया के आधार पर अपने प्रदर्शन को माप सकते हैं.

उत्पादकता बढ़ाएं

प्रक्रिया पुनर्रचना का लक्ष्य अप्रचलित प्रक्रियाओं का आधुनिकीकरण करना है और अक्सर समय की बचत के परिणाम उत्पन्न करते हैं। उदाहरण के लिए, संगठन यह जान सकता है कि चार के बजाय दो कर्मचारियों द्वारा एक निश्चित प्रक्रिया को अंजाम दिया जा सकता है.

ग्राहक अभिविन्यास

कार्य अभिविन्यास को एक प्रक्रिया अभिविन्यास में बदलकर, ग्राहक पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। इसका यह लाभ है कि सभी अप्रासंगिक प्रक्रियाएं तुरंत अग्रभूमि में चली जाती हैं, जिसके बाद उन्हें आसानी से हटाया या संशोधित किया जा सकता है.

प्रतिस्पर्धी स्थिति में सुधार

आम तौर पर, किसी संगठन द्वारा किए गए परिवर्तनों को केवल धीरे-धीरे देखा जाता है। हालांकि, प्रतिस्पर्धा बनाए रखने और ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने के लिए, उचित कार्रवाई की जानी चाहिए.

प्रक्रिया के पुनरुत्थान के साथ आमूल-चूल परिवर्तन अपेक्षाकृत कम समय में लागू होते हैं.

-नुकसान

स्टाफ अनुकूलन

कुछ कार्यकर्ता परिवर्तनों के अनुकूल नहीं हो सकते हैं और नए नियुक्त प्रबंधक अभिभूत महसूस कर सकते हैं। यदि अन्य मुख्य कार्य प्रक्रिया समीक्षा के भाग के रूप में समाप्त हो जाते हैं, तो अन्य श्रमिक अप्रचलित हो जाएंगे.

यदि कोई कर्मचारी सोमवार सुबह सुनता है कि उसके काम का पूरा विवरण बदल दिया गया है, तो यह चिंताजनक लग सकता है.

इसलिए यह बहुत महत्वपूर्ण है कि जो बदलाव लागू किए गए हैं वे कर्मचारी को अच्छी तरह से बताए जाएं.

निवेश की आवश्यकता है

प्रक्रिया की पुनर्रचना के लिए आमतौर पर निवेश की आवश्यकता होती है, विशेष रूप से प्रौद्योगिकी में। अप्रचलित तरीके, जैसे कि मैन्युअल रूप से कार्य करना, कंप्यूटर प्रोग्राम द्वारा प्रतिस्थापित किया जाना.

कार्यक्रम दक्षता में सुधार करते हैं और त्रुटियों को कम करते हैं, लेकिन कंपनी को सॉफ्टवेयर और प्रशिक्षण में निवेश करना चाहिए, लागत कम करने की मांग करने वाली कंपनियों के लिए एक महंगा विकल्प.

संदर्भ

1. विकिपीडिया, मुक्त विश्वकोश (2019)। व्यवसाय प्रक्रिया की पुनर्रचना। से लिया गया: en.wikipedia.org.
2. सोनिया पियर्सन (2019)। बिजनेस प्रोसेस रीइंजीनियरिंग (BPR): परिभाषा, चरण, उदाहरण। Tallyfy। से लिया गया: tallyfy.com.
3. जनसे (२०१))। बिजनेस प्रोसेस रेन्गिनियरिंग (BPR)। ToolsHero: से लिया गया: toolshero.com.
4. कात्यायन एटेफी (1997)। डिजाइन और डिजाइन सत्यापन के लिए व्यवसाय प्रक्रिया के औपचारिक मॉडल का पुनरुद्धार। से लिया गया: eil.utoronto.ca.
5. चतुर आईएसएम (2019)। व्यवसाय प्रक्रिया पुनर्रचना (बीपीआर) के साथ अपने व्यवसाय को और अधिक प्रतिस्पर्धी बनाना। से लिया गया: चतुरता.कॉम.
6. व्यवसाय संगठन (2017)। री-इंजीनियरिंग के प्रकार से लिया गया: organizacionempresa.xyz.
7. बिजनेस जार्जन्स (2019)। व्यवसाय प्रक्रिया पुनर्रचना। से लिया गया: businessjargons.com.
8. अन्ना असद (2017)। बीपीआर के नुकसान और लाभ। Bizfluent। से लिया गया: bizfluent.com.