12 सबसे महत्वपूर्ण डोमिनेट ऑफ़िस फ़ंक्शंस

कार्यालय कार्य जो हावी है वे प्रशासनिक गतिविधियां हैं जो किसी कंपनी, संगठन या संस्था के कर्मियों को पता चलती हैं, और उसी के संचालन के लिए आवश्यक हैं। यदि वे कुशलतापूर्वक किए जाते हैं, तो परिणाम बेहतर होंगे यदि वे खराब तरीके से किए जाते हैं.

यह कार्य, सामान्य रूप से, सोमवार से शुक्रवार तक एक नियमित कार्यक्रम है जो सुबह 8 या 9 बजे शुरू होता है। और यह 4 या 5 बजे तक रहता है, हालांकि यह देशों या क्षेत्रों के अनुसार बदलता रहता है.

कार्यालय के काम के बहुमत के लिए बुनियादी कौशल की आवश्यकता होती है जैसे: धाराप्रवाह मौखिक संचार, लिखने की क्षमता, फ़ाइल और कार्यालय उपकरण जैसे कंप्यूटर, फोटोकॉपीयर, आदि के साथ कुछ अनुभव।.

स्थिति या जिम्मेदारी के स्तर के आधार पर, यह आवश्यक है कि एक व्यक्ति के पास तकनीकी, विश्वविद्यालय या चौथे स्तर की शिक्षा हो.

कार्यालय के 10 मुख्य कार्य जो हावी हैं

1- योजना

यह पहला और सबसे महत्वपूर्ण कार्य है क्योंकि इसमें परिभाषित किया गया है कि संगठनात्मक तरीके और संरचनाएं व्यवसाय योजना में कैसे योगदान दे सकती हैं.

ऐसे तकनीकी उपकरण हैं जिनकी मदद से ये तरीके टीम के सदस्यों के बीच वितरित किए गए कार्यों में सक्रिय हो सकते हैं, लेकिन केवल अच्छी योजना ही इस बात की गारंटी दे सकती है कि व्यवसाय के उद्देश्य में सब कुछ समाप्त हो गया है।.

सामान्य नियोजन के लिए, कंपनी के भीतर एक स्पष्ट व्यावसायिक दृष्टि और एक निश्चित श्रेणीबद्ध स्तर की आवश्यकता होती है, लेकिन प्रत्येक टीम के सदस्य को अपने काम की योजना बनाना चाहिए ताकि वे स्थापित लक्ष्यों और समय सीमा को पूरा कर सकें।.

2- प्रतिलेखन और / या रिपोर्टों का लेखन

एक कार्य जो दैनिक रूप से कार्यालय में काम करने वाले समय पर कब्जा करता है, लेखन है, किसी भी समर्थन में, उन रिपोर्टों का समर्थन करता है जो अपने कार्यों का समर्थन करते हैं या विस्तार करते हैं या जो अपने सहयोगियों के बाकी विवरणों (विवरण, प्रगति, परिणाम, पेशेवरों और) के बीच की व्याख्या करते हैं विपक्ष, आदि), एक विशेष परियोजना का.

ये लेखन संगठन की गतिविधि के एक रिकॉर्ड के रूप में कार्य करते हैं, जो कि कार्यालय का है, भविष्य के ऑडिट या समीक्षाओं के लिए.

3- बैठक में भाग लें

वे एक कार्य दल के सदस्यों के बीच बैठकें कर रहे हैं जिसमें वर्तमान परियोजनाओं के बारे में विचारों का आदान-प्रदान किया जाता है, नए प्रस्तावों को उजागर किया जाता है, प्रस्तुतियाँ, रिपोर्ट या रिपोर्ट साझा की जाती हैं.

आम तौर पर उनके पास एक लक्ष्य प्राप्त करने, भूमिका, कार्य और प्रत्येक को समय सीमा निर्धारित करने की दिशा में उपस्थित सभी लोगों को संरेखित करने का उद्देश्य होता है। वे उन समस्याओं को हल करने के लिए भी कार्य करते हैं जो कार्यों के प्रदर्शन में उत्पन्न हो सकती हैं.

उनके पास एक आवृत्ति, अवधि और बहुत परिभाषित गतिशीलता है। साथ ही, उन पर जो चर्चा की जाती है वह आमतौर पर अभिलेखों के लिए मिनटों या मिनटों में दर्ज की जाती है.

4- अनुसूची बैठक

यह उन सभी लोगों के एजेंडे को समन्वित करने के बारे में है जो एक बैठक में इस तरह से होने चाहिए कि वे एक विशिष्ट स्थान और समय में मेल खा सकें.

यह एक ऐसा काम है जो भारी हो सकता है, इसलिए प्रौद्योगिकी पर भरोसा करना एक अच्छा विचार हो सकता है। शेड्यूलऑन जैसे एप्लिकेशन हैं, जो स्वचालित रूप से शेड्यूलिंग मीटिंग की अनुमति देते हैं, जिससे मेहमान उपलब्ध तिथियों को देख सकते हैं और एक शेड्यूल चुन सकते हैं जो उन्हें सूट करता है।.

5- कॉर्पोरेट ईमेल की जाँच करें

यह एक ऐसा काम है जिसमें काफी समय लग सकता है। 2016 में प्रकाशित एक एडोब रिपोर्ट, जिसके परिणामस्वरूप एक हजार से अधिक श्रमिकों के स्व-प्रशासित सर्वेक्षण से पता चलता है कि हम प्रत्येक सप्ताह औसतन 20.5 घंटे खर्च करते हैं, हमारे काम की ईमेल की जाँच करते हैं.

ईमेलों को क्रमबद्ध, पढ़ना और प्रतिक्रिया देना, संचार का एक बहुत ही सामान्य रूप है और किसी भी परियोजना या संगठनात्मक प्रक्रिया से संबंधित फाइलों और छापों के आदान-प्रदान की अनुमति देता है.

हालाँकि कंपनियां लगातार ईमेल प्रबंधन के अधिक कुशल रूपों की खोज कर रही हैं, लेकिन जीमेल के स्मार्ट लेबल जैसे अनुप्रयोग भी हैं।.

इस कार्य को सुव्यवस्थित करने का एक अन्य तरीका मानक ईमेल टेम्प्लेट, या ग्रंथों को शामिल करना है जो विभिन्न प्राप्तकर्ताओं और विभिन्न अवसरों में न्यूनतम संशोधनों के साथ भेजे जा सकते हैं।.

6- वित्त प्रबंधन

इस कार्य में यह गारंटी दी जानी चाहिए कि धन उत्पादों और सेवाओं की खरीद और बिक्री में अपने जीवन चक्र को पूरा करता है; सभी चालान भेजे, पंजीकृत, भुगतान किए गए और भेजे गए हैं। बेशक वहाँ कार्यालय हैं जहाँ वे केवल इसके लिए समर्पित हैं.

इस गतिविधि में वित्तीय खातों और कानूनी दस्तावेजों को इस तरह से अद्यतन रखना भी शामिल है कि कानूनी ढांचे के साथ कोई समस्या नहीं है जो संगठन को सवाल में चिंतित करता है.

7- रसद

यह फ़ंक्शन गारंटी देता है कि कंपनी के काम से संबंधित सभी सामान, गोदामों और ग्राहकों से और उनके लिए ले जाया जाता है। इसमें नए उत्पादों के निर्माण के लिए कच्चे माल को प्राप्त करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ लिंक बनाना भी शामिल है.

इस फ़ंक्शन का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि कंपनी के पास अच्छी या सेवा के उत्पादन को बनाए रखने के लिए आवश्यक सब कुछ है जो वह बाजार में रखता है.

8- ध्यान दें

एक कार्यालय में फोन का जवाब देना भी आवश्यक है, क्योंकि यह ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और सह-श्रमिकों के बीच संचार का एक साधन है. 

यद्यपि यह एक सरल कार्य लगता है, इसके लिए एक निश्चित प्रोटोकॉल की आवश्यकता होती है क्योंकि यह आवाज हो सकती है कि कंपनी के बाहर कोई व्यक्ति इसकी छवि के साथ जुड़ता है। इसलिए, शिष्टाचार के नियमों का सम्मान करना, एक संस्थागत स्वर बनाए रखना, आवाज़ की मात्रा और उपयोग की जाने वाली शब्दावली को संयत करना महत्वपूर्ण है.

एक अन्य महत्वपूर्ण तथ्य, जिसे कभी-कभी इस फ़ंक्शन को निष्पादित करते समय अनदेखा किया जाता है, वह यह है कि फोन के दूसरे पक्ष के व्यक्ति को जितना संभव हो उतना डेटा लिखना है; यह कंपनी के संपर्क डेटाबेस को खिलाएगा और आपको टेलीफोन वार्तालाप के दौरान चर्चा की गई बात पर सही ढंग से पालन करने की अनुमति देगा.

9- अभिलेखागार का संगठन

कार्यालय में निष्पादित होने वाले अधिकांश कार्य कुछ दस्तावेज उत्पन्न करते हैं: चालान, नोट, मिनट, मिनट, बिक्री रिपोर्ट, आदि।.

डिजिटल या कागज़ पर, यह एक ऐसी सूचना है, जिसके लिए आवश्यक है कि कोई व्यक्ति व्यवसाय के लिए महत्व के स्तर के अनुसार इसे सूचीबद्ध करने, संग्रहीत करने और सुरक्षित रखने के लिए ज़िम्मेदार हो।.

संक्षेप में यह अंतिम बिंदु, सूचना की सुरक्षा, एक ऐसा मुद्दा है जो कई संगठनों के लिए सिरदर्द बन गया है, ताकि अधिक से अधिक उपकरण, प्रोटोकॉल और प्रक्रियाएं उत्पन्न हों जो जानकारी के संग्रह और प्रसारण में सुरक्षा प्रदान करती हैं। एक संगठन में संवेदनशील डेटा.

कुछ मामलों में बाहरी हार्ड ड्राइव का उपयोग किया जाता है, जबकि अन्य में "क्लाउड" में इन मामलों या भंडारण प्लेटफार्मों के लिए विशेष सर्वर होते हैं जैसे कि Microsoft OneDrive, Google ड्राइव या Apple iCloud.

10- कंपनी मेल का वितरण

एक कार्य जो बहुत उच्च शैक्षणिक प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं होने के बावजूद, अच्छे संगठन, जिम्मेदारी और तात्कालिकता की आवश्यकता है, कार्यालय के भीतर पत्राचार का वितरण है.

कुछ डिज़ाइन का एक स्केच, बैंक द्वारा भेजा जाने वाला क्रेडिट कार्ड, आपूर्तिकर्ता का चालान या सरकारी संस्था का प्रतिक्रिया पत्र, कुछ ऐसे दस्तावेज़ हैं, जिनका कोई भी कर्मचारी प्रतीक्षा कर सकता है और जिस पर कई अन्य प्रक्रियाएँ निर्भर हो सकती हैं। कंपनी का.

11- ग्राहक सेवा

यह फ़ंक्शन ग्राहकों द्वारा कंपनी द्वारा पेश किए गए उत्पादों या सेवाओं के बारे में सवालों या शिकायतों के साथ शारीरिक रूप से सहायता करना है.

12- दस्तावेजों की छपाई और नकल

इसमें उन दस्तावेजों को प्रिंट करना शामिल है जिन्हें भौतिक रूप से सहेजा जाना चाहिए या उन प्रतियों को बनाना चाहिए जिन्हें कंपनी के श्रमिकों को डुप्लिकेट या वितरित किया जाना चाहिए।.

संदर्भ

1. ऑडरा बियांका (s / f)। कार्यालय संगठन और योजना युक्तियाँ। से लिया गया: smallbusiness.chron.com.
2. बिज़ ट्रेंड (2015)। 7 कार्यालय कार्य जिन्हें आप कर सकते हैं और उन्हें स्वचालित करना चाहिए। से लिया गया: www.sba.gov.
3. डेवी कैटलिन (2016)। आपके जीवन के कितने घंटे आप काम के ईमेल पर रहे हैं? हमारे निराशाजनक कैलकुलेटर का प्रयास करें। से लिया गया: washingtonpost.com.
4. लॉरी रीव्स। एक कार्यालय में काम करने वाले कर्मचारियों की सूची। से लिया गया: work.chron.com.
5. एक कार्यालय सहायक क्या करता है Learn.org से लिया गया.
6. ऑफिस जॉब में लोग वास्तव में क्या करते हैं। से लिया गया: reddit.com.