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सबसे महत्वपूर्ण औपचारिक पत्र के 10 लक्षण
औपचारिक पत्र दो लोगों के बीच एक लिखित संचार है जो एक दूसरे को जानते हैं या नहीं, लेकिन जो किसी भी मामले में एक दूर और सम्मानजनक संबंध रखते हैं जो उन्हें औपचारिक भाषा बनाए रखने के लिए मजबूर करते हैं.
पत्र लिखने वाले को प्राप्तकर्ता या जारीकर्ता कहा जाता है; जो प्राप्त करता है वह प्राप्तकर्ता या रिसीवर है। औपचारिक पत्र का उपयोग आमतौर पर कंपनियों, उच्च-रैंकिंग संस्थानों और सरकारी संस्थाओं के बीच संचार के लिए किया जाता है।.
इसका उपयोग अंतर्राष्ट्रीय पुरस्कारों, सार्वजनिक नियुक्तियों या मान्यता के पुरस्कार में भाग लेने के लिए भी किया जाता है.
औपचारिक पत्रों में बोलचाल की भाषा, परिचित, मुहावरे और टुटेओ को बिलकुल अलग छोड़ देना चाहिए। सार्वभौमिक रूप से स्वीकृत शिष्टाचार सूत्र मौजूद होना चाहिए और एक पूर्व निर्धारित संरचना को पूरा करना चाहिए.
इसकी औपचारिक प्रकृति के अनुसार, इस प्रकार के पत्रों को हस्तलिखित या कागज पर मुद्रित किया जाना चाहिए और प्राप्तकर्ता को एक सीलबंद लिफाफे में भेजा जाना चाहिए, हालांकि यह सच है कि वर्तमान डिजिटल युग में, औपचारिक पत्र की संरचना का उपयोग संचार के लिए भेजा जाता है। ईमेल के माध्यम से। हालांकि, उत्तरार्द्ध सबसे आम नहीं है और न ही उचित है.
औपचारिक पत्रों की 10 मुख्य विशेषताएं
1- औपचारिक भाषा
औपचारिक भाषा में शब्दावली और त्रुटि रहित व्याकरण और वर्तनी का सही उपयोग आवश्यक है। उपचार दूर और सम्मानजनक होना चाहिए.
प्राप्तकर्ता का प्रेषक उपचार आपका होना चाहिए; प्राप्तकर्ता की उम्र या सीमा की परवाह किए बिना कभी भी अश्रु नहीं होना चाहिए, या यदि यह प्रेषक द्वारा ज्ञात नहीं है या नहीं है.
जबकि भाषा को सम्मानजनक होना चाहिए, इसका मतलब यह नहीं है कि दया और शिष्टाचार को अलग रखा जाना चाहिए।.
2- ठोस इरादा
कोई भी औपचारिक पत्र सटीक इरादे और परिभाषित उद्देश्य के बिना नहीं लिखा जाता है। इस प्रकार के पत्र से अभिप्राय प्राप्तकर्ता से कुछ संवाद करने या जानकारी प्राप्त करने का अनुरोध करने के लिए होता है.
किसी भी स्थिति में, प्राप्तकर्ता को सकारात्मक रूप से प्रभावित करने और उसे अनुकूल रूप से प्रचारित करने की मांग की जाती है ताकि प्रेषक के उद्देश्यों को पूरा करने तक संचार का प्रवाह जारी रहे। प्रदान की गई जानकारी यथासंभव स्पष्ट और पूर्ण होनी चाहिए.
3- लंबाई
औपचारिक पत्र आमतौर पर संक्षिप्त और विशिष्ट होता है, इसी अभिवादन और विनम्रता के नियमों के बाद सीधे उद्देश्य की ओर इशारा करता है.
जैसा कि आमतौर पर संस्थागत, व्यावसायिक, सरकारी या दो ऐसे लोगों के बीच होता है, जिनके बीच घनिष्ठ संबंध नहीं है, इसका कोई मतलब नहीं है कि वे शाखाओं के चारों ओर घूमें, उन मुद्दों को दबाएं या समझाएं जो केंद्रीय नहीं हैं। इस तरह, आम तौर पर औपचारिक पत्र 2 पृष्ठों से अधिक नहीं होने चाहिए.
4- हैडर
औपचारिक पत्र को इकाई के आधिकारिक स्टेशनरी या इसे लिखने वाले व्यक्ति पर लिखा जाना चाहिए। यह आमतौर पर लेटरहेड्स पर किया जाता है जिसमें केवल संस्था या प्रेषक का नाम दिखाई दे सकता है, हालांकि इसमें उसी का पता भी शामिल हो सकता है।.
इसके बाद तारीख दिखाई देनी चाहिए, उस स्थान (शहर) से पहले जहां आप लिख रहे हैं.
यह संक्षिप्ताक्षर के बिना तारीख लिखने के लिए होशियार है, यानी पत्रों में लिखा गया महीना और चार आंकड़ों के साथ वर्ष। शीट के दाईं ओर संरेखित होना चाहिए.
5- उपचार और अभिवादन
उपचार औपचारिक होना चाहिए और प्राप्तकर्ता की स्थिति, पेशे या सीमा को शामिल करना चाहिए। उदाहरण के लिए: राष्ट्रपति, डॉक्टर, प्रोफेसर, जनरल, आदि उपनामों का पालन करते हैं या नहीं। पहले नाम, उपनाम या उपनाम के साथ अभिवादन से बचें.
जब प्राप्तकर्ता एक युगल होता है, तो आपको अपने आप को भगवान और लेडी के रूप में व्यवहार करना चाहिए। कुछ देशों में deputies और सीनेटरों को "माननीय" माना जाता है, दूसरों में वे "शानदार भगवान" हो सकते हैं.
अन्य सरकारी पदों या बड़प्पन के शीर्षकों के साथ भी ऐसा ही होता है, इसलिए प्रत्येक देश के प्रोटोकॉल को जानना महत्वपूर्ण है.
यदि आप किसी विशिष्ट प्राप्तकर्ता को नहीं जानते हैं तो आप अवैयक्तिक फ़ार्मुलों का उपयोग कर सकते हैं जैसे कि "जिनके लिए यह चिंता का विषय हो सकता है" या बस "प्रिय महोदय" या "प्रिय महोदया".
अभिवादन के लिए आपको कुछ शिष्टाचार नियम जोड़ना चाहिए जैसे "प्रिय", "सम्मानित", आदि। "प्रिय महोदय" फॉर्म का उपयोग औपचारिक अभिवादन के रूप में भी किया जाता है.
6- द बॉडी
पत्र की सामग्री भी कुछ शिष्टाचार नियम के साथ शुरू होनी चाहिए जैसे: "इसके माध्यम से ...", "मैं आपको लिख रहा हूं ...", "मैं बहुत सम्मानपूर्वक आपको इस अवसर पर संबोधित करता हूं ...", "इसे परोसें के लिए ... "या कुछ कम प्रोटोकॉल जैसे" सबसे पहले एक सौहार्दपूर्ण ग्रीटिंग प्राप्त करें ... ".
पत्र में लघु और अच्छी तरह से संरचित पैराग्राफ होना चाहिए। संदेश सटीक, ठोस और स्पष्ट होना चाहिए.
यदि यह एक अनुरोध है, तो इसे सीधे किया जाना चाहिए; यदि यह एक सूचनात्मक पत्र है, तो आपको सीधे बिंदु पर जाना चाहिए। हमेशा ध्यान रखें कि प्राप्तकर्ता एक व्यस्त व्यक्ति है जो अनावश्यक भाषणों या समझने में मुश्किल के साथ समय बर्बाद नहीं करना चाहता है.
7- विदाई
विदाई को पत्र के केंद्रीय विचार से अलग करना चाहिए, उद्देश्य को सुदृढ़ करना और कार्रवाई को बढ़ावा देना चाहिए कि प्रेषक प्राप्तकर्ता से उम्मीद करता है ("मुझे आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा है", "मुझे आशा है कि जानकारी उपयोगी है", आदि).
औपचारिक पत्रों के लिए सबसे आम समापन "ईमानदारी से" या "बहुत सावधानी से" है, इन रूपों को अधिक बोलचाल वाले लोगों के लिए पसंद करते हैं जैसे "एक सौहार्दपूर्ण अभिवादन", "अभिवादन", "एक गले लगाना", आदि।.
इसके बाद, आपको मुद्रित हस्ताक्षर (ब्लॉक अक्षरों में पहला और अंतिम नाम) और प्रेषक के हस्ताक्षर को रखना होगा। टी
इसमें प्रेषक अर्थात "डॉ।", "आईएनजी", "प्रो।" और उसके बाद प्रथम और अंतिम नाम और एक अलग पंक्ति में स्थिति: "मूल्यांकन समिति के अध्यक्ष", "राजदूत द्वारा पद या पद शामिल होना चाहिए।" अर्जेंटीना गणराज्य के "," महासचिव ", आदि।.
8- अन्य जानकारी
पत्र के पैर में और हस्ताक्षर के बाद शामिल किया जा सकता है, यदि आवश्यक हो, तो अनुलग्नकों की व्याख्या या उन लोगों के नाम जो पत्र की एक प्रति प्राप्त करेंगे (संक्षिप्त नाम "सीसी" के साथ दर्शाए गए).
नीचे और अंत में, उस व्यक्ति के शुरुआती अक्षर जिन्होंने पत्र को प्रेषित किया, अर्थात प्रेषक का समुचित (बड़े अक्षरों में) और इसे स्थानांतरित करने वाले व्यक्ति में (निचले अक्षरों में), जैसा कि दिखाया गया है: ABC / def.
एक पत्र होने के नाते जो पहले सोचा गया था, उसी में पदों का उपयोग अनुशंसित नहीं है.
9- लिफाफा
प्रत्येक औपचारिक पत्र को एक लिफाफे के अंदर भेजा जाना चाहिए, भले ही प्रेषक और प्राप्तकर्ता एक ही इमारत के अंदर हों (उदाहरण के लिए, एक ही संस्थान के विभागों के बीच एक संचार).
लिफाफे के आकार के अनुसार होना चाहिए, जिसमें यह शामिल होगा, ताकि यह बहुत अधिक भारी न हो। पत्र को जितना संभव हो उतना छोटा मोड़ना चाहिए (अधिकतम 2 से 4 गुना), क्योंकि एक पेपर जो बहुत सारे सिलवटों के साथ लगभग बरकरार है वह बहुत अधिक सुरुचिपूर्ण है.
प्राप्तकर्ता का नाम और डेटा हमेशा लिफाफे के सामने और उसके केंद्र पर रखा जाता है। प्रेषक का नाम और डेटा लिफाफे के पीछे और फ्लैप पर या लिफाफे के सामने, ऊपर और बाईं ओर हो सकता है.
लिफाफे के सामने का ऊपरी दायां भाग हमेशा स्टैम्प या स्टैम्प के लिए आरक्षित होता है.
इसे सामग्री की अदृश्यता की गारंटी देने के लिए सावधानीपूर्वक लेकिन दृढ़ता से बंद किया जाना चाहिए। कुछ मामलों में बहुत प्रोटोकॉल या सुरुचिपूर्ण, एक सील मोम के साथ सील किया जा सकता है.
10- जवाब
हर औपचारिक पत्र का एक उत्तर होना चाहिए। एक ही होना चाहिए, संक्षिप्त और प्राप्त औपचारिक पत्र की एक ही रूपरेखा रखना.
प्रतिक्रिया के बिना एक औपचारिक पत्र प्राप्तकर्ता द्वारा एक अपमानजनक और हतोत्साहित करने वाला कार्य माना जाता है जो शुरू में किए गए उद्देश्य के विपरीत प्रभाव का कारण हो सकता है।.
संदर्भ
- औपचारिक पत्र Es.wikipedia.org से लिया गया
- एक औपचारिक और अनौपचारिक पत्र के 10 लक्षण। Características.co से पुनर्प्राप्त
- अक्षर और उसके तत्व। Portaleducativo.net से पुनर्प्राप्त किया गया
- एक औपचारिक पत्र के लक्षण। Clubensayos.com से पुनर्प्राप्त
- औपचारिक पत्रों की विशेषता और कार्य। Estudiaraprender.com से लिया गया