क्रय विभाग सुविधाएँ, कार्य और महत्व

खरीदारी विभाग संगठन द्वारा आवश्यक कच्चे माल, स्पेयर पार्ट्स, सेवाओं, आदि के अधिग्रहण के लिए सभी गतिविधियों के लिए जिम्मेदार एक कंपनी का अनुभाग है। एक सेवा प्रदान करता है जो कई औद्योगिक, खुदरा और सैन्य संगठनों की रीढ़ है.

यह सुनिश्चित करता है कि व्यापार को संचालित करने के लिए आवश्यक आपूर्ति को छांटा जाए और इन्वेंट्री में बनाए रखा जाए। यह विभाग सफल आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन के केंद्र में है, और ऑर्डर किए गए उत्पादों की लागत को कम करने, इन्वेंट्री के स्तर को नियंत्रित करने और आपूर्तिकर्ताओं के साथ संबंध स्थापित करने के लिए जिम्मेदार है.

एक अच्छा खरीद विभाग आपूर्तिकर्ताओं से गुणवत्ता की मांग करेगा और शुरू से रिसेप्शन तक के आदेशों का पालन करेगा। अन्य विभागों की जरूरतों को पहचानने में मदद करें, आवश्यकता प्रक्रिया का प्रबंधन करें और प्रतिस्पर्धी मूल्य प्राप्त करें। वे आमतौर पर बजट का अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए नियंत्रक के रूप में कार्य करते हैं.

सूची

• 1 लक्षण
  • 1.1 वरिष्ठ प्रबंधन के विश्वसनीय सलाहकार के रूप में अधिनियम
  • 1.2 आपूर्तिकर्ताओं के नवाचार को बढ़ावा देना
  • 1.3 प्रमुख आपूर्तिकर्ता डेटा के बारे में ज्ञान प्रदान करें
  • 1.4 आपूर्ति श्रृंखला के जोखिम को प्रबंधित करना और चिकना करना
  • 1.5 चपल कर्मचारियों और प्रतिभा विकास को बढ़ावा देना
• 2 कार्य
  • 2.1 सामग्री प्राप्त करना
  • २.२ कीमतों का मूल्यांकन करें
  • 2.3 आपूर्तिकर्ताओं की पूर्व-स्वीकृति
  • २.४ ट्रैक के आदेश
  • 2.5 कार्यालय का काम
  • 2.6 नीति अनुपालन
• 3 महत्व
  • 3.1 कम लागत प्राप्त करें
  • 3.2 सामग्री की अपर्याप्तता को रोकें
  • 3.3 गुणवत्ता में सुधार
  • ३.४ रिश्ते निभाना
  • 3.5 नवाचार के लिए खोज
• 4 संदर्भ

सुविधाओं

वरिष्ठ प्रबंधन के विश्वसनीय सलाहकार के रूप में कार्य करें

क्रय विभाग कॉर्पोरेट योजना और उच्च स्तर पर बजट में शामिल है। इससे रिवर्स इंजीनियरिंग लागतों को डिजाइन करना और संभावित रूप से कम महंगी और / या उच्च गुणवत्ता वाले विकल्पों का पता लगाना संभव हो जाता है।.

आपूर्तिकर्ताओं से ड्राइव नवाचार

केवल सबसे कम कीमत की मांग से अधिक, क्रय विभाग अपने उत्पादों और सेवाओं की अंतर्निहित लागत को कम करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करता है.

प्रारंभिक विचार से लेकर निर्माण और निरंतर सुधार तक वे "नवाचार के जीवन चक्र" के साथ अंतरंग रूप से जुड़े हुए हैं.

प्रमुख आपूर्तिकर्ता डेटा के बारे में ज्ञान प्रदान करें

बाजार में गहन अंतर्दृष्टि प्रदान करने के लिए कंपनियां इस जानकारी का उपयोग भविष्य कहनेवाला विश्लेषिकी बनाने के लिए कर सकती हैं.

आपूर्ति श्रृंखला के जोखिम को प्रबंधित और चिकना करें

आर्थिक संकटों ने आपूर्तिकर्ताओं की स्थिरता के बारे में सतर्क रहने का मूल्य सिखाया है। क्रय विभाग के पास संगठन के किसी अन्य भाग की तुलना में उस क्षेत्र की बहुत तेज दृष्टि है.

चुस्त स्टाफिंग और प्रतिभा विकास को बढ़ावा देना

क्रय विभाग के लिए सही उम्मीदवारों को खोजने के लिए कार्यात्मक और भौगोलिक सीमाओं को पार करना आवश्यक है.

कुछ मामलों में, उत्तर आउटसोर्सिंग या साझा सेवा संगठनों के उपयोग में निहित है.

कार्यों

सामग्री प्राप्त करना

एक निर्माण कंपनी के लिए इसमें कच्चे माल शामिल हो सकते हैं, लेकिन इसमें बिक्री दल और सचिवों के लिए उपकरण, मशीनरी या आवश्यक कार्यालय सामग्री भी शामिल हो सकती है।.

खुदरा व्यापार में, क्रय विभाग को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि स्टोर पर अच्छी तरह से रखने के लिए अलमारियों या दुकानों पर हमेशा पर्याप्त उत्पाद हों.

इन्वेंट्री वेयरहाउस को उचित स्तर पर रखना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। इन्वेंट्री में अधिक मात्रा में बड़ी मात्रा में निवेश करने से स्टॉक समस्याएं और अन्य प्रकार के खर्चों के लिए पूंजी की कमी हो सकती है, जैसे कि अनुसंधान और विकास, या विज्ञापन.

कीमतों का मूल्यांकन करें

एक क्रय विभाग लगातार मूल्यांकन के लिए जिम्मेदार है कि क्या आप लाभप्रदता को अधिकतम करने के लिए सर्वोत्तम संभव मूल्य पर सामग्री प्राप्त कर रहे हैं.

कंपनी के विशिष्ट आकार के आदेश के लिए सबसे समझदार कीमतों के साथ सबसे अच्छा आपूर्तिकर्ताओं को खोजने के लिए, आपको कीमतों की तुलना करने की आवश्यकता है.

क्रय विभाग वैकल्पिक आपूर्तिकर्ताओं के साथ संवाद कर सकता है, उच्च मात्रा के आदेशों के लिए बेहतर कीमतों पर बातचीत कर सकता है या अन्य स्रोतों से कम कीमत वाले उत्पादों को प्राप्त करने की संभावना का पता लगा सकता है।.

आपूर्तिकर्ताओं की पूर्व स्वीकृति

क्रय विभाग अनुमोदित आपूर्तिकर्ताओं की सूची तैयार करने, आदेशों को पूरा करने के लिए मूल्य, गुणवत्ता, ग्राहक राय और समय के संदर्भ में आपूर्तिकर्ताओं का मूल्यांकन करता है.

ट्रैक के आदेश

आदेश खरीद प्रपत्रों के साथ प्रलेखित किए जाते हैं। इनमें बताई गई सामग्रियों के साथ-साथ मांगी गई मात्रा के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी दी गई है.

इन रूपों का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि ऑर्डर किए गए उत्पादों को प्राप्त किया जाए और आदेशों को पूरा करने में लगने वाले समय को ट्रैक करें.

ऑफिस का काम

क्रय विभाग सामग्रियों की खरीद और वितरण से संबंधित सभी दस्तावेज संभालता है.

इसका मतलब यह है कि लेखांकन विभाग के साथ मिलकर काम करना, यह सुनिश्चित करने के लिए कि वस्तुओं को खरीदने के लिए पर्याप्त पैसा है, कि नकदी आसानी से बहती है और यह कि सभी भुगतान समय पर किए जाते हैं।.

नीति का अनुपालन

खरीदारी करने से पहले, क्रय विभाग को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वह बजट के अधिग्रहण और अनुमोदन के लिए आवश्यक औपचारिकताओं का अनुपालन करता है, और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सामग्री संगठन की सामान्य नीति का पालन करके खरीदी जाती है।.

महत्ता

कम लागत प्राप्त करें

क्रय विभाग व्यावसायिक मुनाफे को अधिकतम करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। कीमतों की तुलना करें और आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत करें ताकि कंपनी आवश्यक उत्पादों में सर्वोत्तम संभव मूल्य प्राप्त करे.

यह गारंटी और छूट का लाभ उठाकर बचत भी प्रदान कर सकता है जो आमतौर पर गैर-विशेषज्ञों द्वारा भूल जाते हैं.

यह बचाने में मदद करता है, कंपनी के खर्च में बेहतर पारदर्शिता प्रदान करता है। यह बेहतर अनुबंधों पर बातचीत करने और नकदी प्रवाह जारी करने की अनुमति देगा.

सामग्री की अपर्याप्तता को रोकें

क्रय विभाग को यह पहचानना होगा कि कौन से उत्पाद कंपनी के लिए महत्वपूर्ण हैं और इसकी आपूर्ति श्रृंखला की सुरक्षा के लिए उचित उपाय करें.

यह सुनिश्चित करने के लिए कि अपर्याप्त सामग्री उत्पादकता को प्रभावित नहीं करती है, क्रय विभाग कई आपूर्ति जैसी तकनीकों का उपयोग करता है.

कई स्रोतों के होने का अर्थ है कई आपूर्तिकर्ताओं का उपयोग करना जो समान उत्पादों की पेशकश करते हैं। यदि एक आपूर्तिकर्ता के साथ कोई समस्या है, तो विफलता की भरपाई के लिए आदेशों को दूसरे तक बढ़ाया जा सकता है.

गुणवत्ता में सुधार

क्रय विभाग प्रदर्शन लक्ष्यों को निर्धारित करके गुणवत्ता में सुधार करने में मदद करता है। फिर यह उन लक्ष्यों के संबंध में वास्तविक प्रदर्शन को ट्रैक करता है.

विशेषताओं के लिए संकेतकों का उपयोग करके गुणवत्ता विशेषताओं को मापना महत्वपूर्ण है, जैसे स्थायित्व, उत्पाद की उपस्थिति या डिलीवरी की समयबद्धता.

हम अपनी प्रक्रियाओं को विकसित करने और उन्हें गुणवत्ता में सुधार करने में मदद करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ मिलकर काम करते हैं.

रिश्तों को प्रबंधित करें

क्रय विभाग की चुनौती आपूर्तिकर्ता को कंपनी के साथ काम करने में रुचि रखना है। आपूर्तिकर्ता को दीर्घकालिक संबंधों में निवेश करें.

विभाग को कंपनी के भीतर संबंधों का प्रबंधन भी करना होता है। आपको आंतरिक हितधारकों के साथ काम करना होगा, जैसे कि विपणन, वित्त, रसद और वितरण, यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी गठबंधन किए गए हैं.

नवाचार के लिए खोजें

क्योंकि क्रय विभाग हमेशा बाहरी व्यवसायों के संपर्क में रहता है, यह नवीन उत्पादों को प्राप्त करने के लिए एक आदर्श स्थिति में है जो मूल्य, गुणवत्ता या सुविधा के संदर्भ में व्यवसाय को एक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्रदान कर सकता है।.

संदर्भ

1. एलेक्सिस राइटिंग (2018)। किसी संगठन में क्रय विभाग के कार्य क्या हैं? लघु व्यवसाय - क्रोन। smallbusiness.chron.com.
2. विकिपीडिया, मुक्त विश्वकोश (2018)। क्रय प्रबंधन। से लिया गया: en.wikipedia.org.
3. कायली फिन (2018)। व्यापार में क्रय विभाग की भूमिकाएँ। bizfluent.com.
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5. रॉबर्ट बोमन (2014)। 'विश्व स्तरीय' खरीद संगठनों के पांच लक्षण। फोर्ब्स। से लिया गया: forbes.com.