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सबसे उत्कृष्ट सचिव के 7 कार्य
मुख्य के बीच एक सचिव के कार्य इनमें एजेंडा का प्रबंधन, जनता की सेवा और गोपनीय जानकारी का प्रबंधन शामिल है। क्या वह व्यक्ति जो किसी कार्यालय में प्रशासनिक सहायता कार्यों को करने के लिए जिम्मेदार है.
इस स्थिति का अभ्यास पुरुष या महिला द्वारा किया जा सकता है, हालांकि सबसे आम यह है कि यह एक महिला है जो इसे अभ्यास करती है.
वे आमतौर पर कंपनी के भीतर एक निश्चित पदानुक्रम वाले लोगों के गोपनीय मामलों के प्रभारी होते हैं, जैसे कि निदेशक, प्रबंधक, अध्यक्ष, अन्य। यह कार्यपालिका के दाहिने हाथ में बदल जाता है, जिसके लिए वे काम करते हैं.
यदि कंपनी छोटी है, तो सचिव का सबसे बड़ा कार्यभार मूल कार्यालय कार्यों से संबंधित है.
दुनिया के कुछ देश अपने काम को धन्यवाद और मनाने के लिए वर्ष में एक विशेष दिन समर्पित करते हैं। उदाहरण के लिए, कोलंबिया, पेरू और मेक्सिको में सचिव का दिन 26 अप्रैल है, जबकि वेनेजुएला में यह 30 सितंबर है.
एक सचिव के 7 मुख्य कार्य
सचिव का काम अपने बॉस को समर्थन और सहयोग देना है ताकि वह बिना देरी या विचलित हुए संगठन के भीतर अपनी भूमिका का पूरी तरह से पालन कर सके।.
यद्यपि कंपनी की प्रकृति सचिव के लिए आवश्यक कार्य के प्रकार को प्रभावित करती है, यह कहा जा सकता है कि इसके मुख्य कार्य हैं:
1- एजेंडा प्रबंधन
यह सचिव की जिम्मेदारी है कि वह उस व्यक्ति के एजेंडे को जारी रखे, जिसके लिए वह काम करता है। वहां आपको अपने सभी काम और, कई बार व्यक्तिगत प्रतिबद्धताओं को प्रतिबिंबित करना चाहिए.
आपको उन सभी लोगों और संस्थानों के डेटा का रिकॉर्ड भी रखना होगा जिनके साथ आपके नियोक्ता को संबंधित होना चाहिए.
एक सचिव का एजेंडा आमतौर पर कार्यकारी के संचालन लॉग के रूप में कार्य करता है जिसके लिए वह काम करता है.
2- जनता पर ध्यान दें
जनता का ध्यान सबसे बुनियादी कार्यों में से एक है जिसे सचिव को करना चाहिए। आपको कॉल का जवाब देना चाहिए और उनके कारण को रिकॉर्ड करना चाहिए, साथ ही उन सभी डेटा को जो आपके नियोक्ता को मामले का पालन करने की अनुमति देंगे.
यह वह व्यक्ति भी है जो कार्यालय में आगंतुकों को प्राप्त करता है। यही कारण है कि यह महत्वपूर्ण है कि सचिव कार्यस्थल की कॉर्पोरेट छवि के अनुरूप छवि बनाए रखे.
आपकी भूमिका न केवल आगंतुकों को शुभकामनाएं देने और इंतजार करने की है, बल्कि कंपनी की संगठनात्मक संस्कृति और आंतरिक प्रक्रियाओं पर पहले निर्देश और दिशानिर्देश देने की भी है।.
3- दस्तावेज़ प्रबंधन
आपके बॉस के पत्राचार को प्राप्त करने और प्रबंधित करने वाले व्यक्ति के अलावा, एक सचिव आपके नियोक्ता से अधिकांश पत्र, सूचनाएं, ज्ञापन और ईमेल लिखता है, पढ़ता है, प्रतिक्रिया देता है और फाइल करता है।.
यह अंत करने के लिए, यह सुविधाजनक है कि आप कुछ अनुप्रयोगों का प्रबंधन करते हैं सॉफ्टवेयर कि आप इस तरह के दस्तावेज़ों को अधिक तेज़ी से और तेज़ी से तैयार कर सकते हैं.
इन दक्षताओं की विशिष्टता उस कार्य के प्रकार पर निर्भर करेगी जो उस क्षेत्र में आवश्यक है जिसमें वे काम करते हैं।.
सचिव अपने बॉस के संपर्क डेटाबेस का प्रबंधन करता है और लिखित पत्राचार, साथ ही विधानसभा मिनट और कार्यालय के भीतर ब्याज के अन्य दस्तावेजों को फाइल करता है।.
यह सचिव है जो आम तौर पर महत्वपूर्ण बैठकों में निपटाए गए मामलों पर ध्यान देता है.
4- संवेदनशील जानकारी (आंतरिक और बाहरी) को संभालना
उन कार्यों में से जो एक अच्छे सचिव के आंकड़े को ठीक से भेद करते हैं और कुशलतापूर्वक उस कंपनी या संस्था के संचालन के लिए सभी सूचनाओं को संभालते हैं जहाँ आप काम करते हैं.
उदाहरण के लिए, आपके पास उन कानूनी दस्तावेजों का नियंत्रण होना चाहिए जो किसी भी समय सरकारी उदाहरणों के लिए आवश्यक हो सकते हैं.
आप पर्यावरण या कंपनी से संबंधित किसी भी अभिनेता के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। इस जानकारी को विवेकपूर्ण, कुशल और समयबद्ध तरीके से प्रबंधित किया जाना चाहिए.
5- कार्यालय का संगठन
सचिव को कार्यालय के उपकरण और फर्नीचर का संचालन और रखरखाव करना चाहिए: टेलीफोन, फोटोकॉपीयर, प्रिंटर, प्रोजेक्टर, फर्नीचर, फाइलिंग कैबिनेट, अन्य।.
यह वह है जो आपूर्ति और कार्यालय उपकरण की सूची को नियंत्रित करता है। यह भौतिक और इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल सिस्टम को भी व्यवस्थित रखता है, ताकि आवश्यकता पड़ने पर जानकारी आसानी से उपलब्ध हो सके।.
सचिव के पास एक साफ और संगठित कार्यक्षेत्र होना चाहिए, क्योंकि यह आमतौर पर पहली चीजों में से एक है जिसे कंपनी के बाहर के लोग अपनी सुविधाओं में प्रवेश करते समय देखते हैं।.
6- प्रस्तुतियों की तैयारी
आम तौर पर, एक कार्यकारी को अपनी रिपोर्ट को प्रस्तुतिकरण के रूप में प्रस्तुत करना चाहिए जो जानकारी को सारांशित और पदानुक्रम करता है। इस कार्य के लिए वह आमतौर पर अपने सचिव से मदद मांगता है.
जो व्यक्ति सचिवालय में है, उसे यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वहां दिखाई देने वाली जानकारी सही ढंग से उस डेटा को दर्शाती है जिसे उसके मालिक साझा करना चाहते हैं.
आपको यह भी पता होना चाहिए कि यह वर्तनी त्रुटियों से मुक्त एक प्रस्तुति है और यह कंपनी की ग्राफिक पहचान के अनुरूप है.
7- प्रशासनिक निगरानी
यह उस कंपनी या संस्थान की संपत्ति की देखभाल करने के लिए आवश्यक नीतियों और प्रक्रियाओं के अनुपालन के बारे में जागरूक होना भी एक सचिव की जिम्मेदारी है।.
आपके बॉस के पदानुक्रमित स्तर के अनुसार, सचिव बजट संचालन के विवरण को दर्शाने वाले डेटा की सटीकता को मान्य कर सकता है।.
एक सचिव को कार्यालय के भीतर प्रबंधन नियंत्रण और संसाधनों के उचित प्रशासन से निपटना चाहिए.
आभासी सचिव
ऑनलाइन नौकरियों के उदय के साथ, सचिवों का आंकड़ा उभरता है ऑनलाइन या आभासी सहायक.
ये सचिव उपरोक्त वर्णित अधिकांश कार्य करते हैं लेकिन दूरस्थ रूप से। इन मामलों में, सचिव घंटे या परियोजना के द्वारा अपनी सेवाएं लेते हैं.
संदर्भ
- संस्कृति मनी (2015)। सचिव के 4 मुख्य कार्य। से लिया गया: comofuncionaque.com
- कोकेमुलर, नील (एस / एफ)। एक सचिव के कर्तव्यों की सूची। से लिया गया: work.chron.com
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- स्वयंसेवक अब (एस / एफ)। सचिव की भूमिका क्या है? से लिया गया: diycomitteeguide.org
- विंडरमेयर, अन्ना (s / f)। एक प्रबंधक के सहायक के रूप में एक सचिव के कार्य क्या हैं? से लिया गया: pyme.lavoztx.com