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एक मेजर ई-मेल के 6 भाग
एक प्राथमिक ईमेल के भाग विषय, प्राप्तकर्ता, निकाय, अनुलग्नक, CC या CCO और हस्ताक्षर हैं.
ईमेल (ई-मेल) एक इलेक्ट्रॉनिक मैसेजिंग एक्सचेंज सेवा है जो विभिन्न नेटवर्क प्रदाताओं जैसे Google और Microsoft द्वारा पेश की जाती है.
ईमेल दुनिया भर में व्यापक रूप से उपयोग किए जाते हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि चैट के साथ संचार तेजी से किया गया है.
कारण सरल है, ई-मेल न केवल लिखित संदेश भेजने के लिए उपयोग किया जाता है, यह एक ऐसा मंच है जो आपको दुनिया के किसी भी हिस्से में सभी प्रकार के संलग्नक भेजने की अनुमति देता है.
ईमेल इसलिए भी महत्वपूर्ण है क्योंकि इसके लिए अन्य वेबसाइटों जैसे सामाजिक नेटवर्क और बैंकिंग संस्थानों से कई सेवाओं का उपयोग करना आवश्यक है। यह एक उपयोगकर्ता का पहला कदम है जो नेटवर्क में दी जाने वाली कई सेवाओं का उपयोग करने में सक्षम है.
लंबे समय से यह प्रदर्शित किया जाता रहा है कि मनुष्य एक सामाजिक प्राणी है। मनोवैज्ञानिक रूप से स्वस्थ रहने के लिए सभी लोगों को सहभागिता की आवश्यकता होती है, यही कारण है कि संचार प्रौद्योगिकी सबसे उन्नत में से एक रही है.
वास्तव में, मानव हमारी सामाजिक संपर्क बनाए रखने के लिए विकसित हुआ है। गुफाओं से, एक अलग-थलग आदमी जीवित नहीं रहा.
इसीलिए वहां से हम पेंटिंग, भाषण से, लिखित भाषा, ईमेल, टेलीग्राफ, टेलीफोन और कई साल बाद, अब इंटरनेट के साथ गए हैं; ईमेल करने के लिए.
ईमेल को किन भागों में विभाजित किया गया है?
प्राप्तकर्ता / भेजने वाले का पता
यह एक ईमेल का प्राथमिक तत्व है। यह उस व्यक्ति का मेल है जो संदेश प्राप्त करेगा, प्राप्तकर्ता के बिना मेल कहीं भी नहीं मिलेगा.
जब संदेश आता है, प्राप्तकर्ता का पता प्राप्तकर्ता प्रेषक के पते का रिसीवर होगा, क्योंकि संदेश भेजने वाले व्यक्ति का ईमेल पता प्रदर्शित किया जाएगा।.
व्यापार
मेल को स्पैम के रूप में फ़िल्टर करने से रोकने के लिए, आपको एक विषय डालना होगा। यह ई-मेल का शीर्षक है और यह पहली चीज है जो प्राप्तकर्ता मेल खोलने से पहले देखेगा.
इसलिए, आपके पास एक संक्षिप्त प्रस्ताव के बारे में संक्षिप्त और महत्वपूर्ण जानकारी होनी चाहिए कि प्राप्त मेल के बारे में क्या है.
सीसी या सीसीओ
यह वह प्रतिलिपि है जो अन्य प्राप्तकर्ताओं को भेजी जाती है। यहां अन्य ईमेल पते दिए गए हैं, जिन्हें ई-मेल की प्रतिलिपि भेजी जाएगी.
प्रतिलिपि के साथ विकल्प सीसी - सभी प्राप्तकर्ताओं को सभी पते दिखाएगा, हालांकि, विकल्प सीसीओ - छिपी प्रतिलिपि के साथ - प्रतिलिपि को अधिक गोपनीयता के साथ भेज देगा.
बीसीसी का उपयोग करते हुए, प्रत्येक प्राप्तकर्ता के पते छिपे हुए हैं। यानी, प्राप्तकर्ता यह नहीं देखेंगे कि ईमेल किस और को भेजा गया था.
शव
यह ईमेल का सार है। यहां जो कुछ भी संप्रेषित किया जाता है वह व्यक्त किया जाता है, शरीर ही संदेश है.
इसकी कोई शब्द सीमा नहीं है और आप अपनी इच्छानुसार सब कुछ बढ़ा सकते हैं, लेकिन यह अनुशंसा की जाती है कि इसमें इतनी जानकारी नहीं है और यदि इसमें यह है, तो फ़ाइल में सब कुछ संलग्न करना बेहतर है.
संलग्न फ़ाइलें
वे फ़ाइलें हैं जो प्राप्तकर्ता द्वारा डाउनलोड किए जाने वाले संदेश में जोड़ी जाती हैं। ये कई और विभिन्न प्रकार के हो सकते हैं.
ई-मेल में आप फोटो, वीडियो, डॉक्यूमेंट, फोल्डर, प्रेजेंटेशन, स्प्रेडशीट आदि संलग्न कर सकते हैं। ये सभी फाइलें जारीकर्ता के कंप्यूटर में संग्रहित होनी चाहिए.
कंपनी
यह मेल के निचले भाग में है। यह सभी संदेशों के लिए उस क्षण से पूर्व-क्रमादेशित और स्वचालित हस्ताक्षर है.
यदि यह एक व्यक्तिगत ईमेल पता है, तो आप वाक्यांशों और इमोटिकॉन्स के साथ कस्टम हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं.
हालांकि, यदि यह एक काम ईमेल पता है, तो फर्म को संदेश भेजने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी ले जानी चाहिए.
व्यवसाय कार्ड में उपयोग किए जाने वाले प्रारूप का उपयोग करना उचित है। नाम, संपर्क टेलीफोन नंबर, जिस कंपनी के लिए आप काम करते हैं और अपनी स्थिति, आदि रखो।.
एक ईमेल कैसे व्यवस्थित किया जाता है??
ईमेल को प्राप्तकर्ता द्वारा समझने के लिए एक अच्छा शब्द होना चाहिए। कुछ पहलुओं पर ध्यान दिया जाना चाहिए जो ईमेल लिखते समय और इसे भेजने से पहले ध्यान रखने योग्य बातें लिखी हों.
शुभकामना
यह संदेश का पहला भाग होना चाहिए और यदि यह एक औपचारिक ईमेल है तो यह आवश्यक है। यह स्थापित करता है कि संदेश किसे संबोधित किया जाता है और क्या सौहार्दपूर्ण तरीके से व्यक्त किया जाना शुरू होता है.
जिस तरह से एक ग्रीटिंग लिखा जाता है वह इस बात पर निर्भर करता है कि प्राप्तकर्ता कौन है और प्रेषक कौन है। यदि यह एक काम ईमेल है, तो ग्रीटिंग का स्वर अधिक औपचारिक होना चाहिए, लेकिन यदि यह एक व्यक्तिगत ईमेल है, तो प्रेषक इस एक के साथ कुछ स्वतंत्रता ले सकता है.
संदेश की सामग्री
यह मेल का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। यहां वह सब कुछ है जो आप इस संदेश के साथ प्राप्त करना चाहते हैं.
एक कार्य ईमेल को संक्षिप्त और संक्षिप्त होने की विशेषता होनी चाहिए। इस बिंदु पर जल्दी से पहुंचें लेकिन हमेशा सौहार्दपूर्ण स्वर बनाए रखने के लिए याद रखें, बिना अति अनुकूल होने के नाते क्योंकि सामग्री अतिभारित है और सही उद्देश्य दृष्टि खो गया है.
आपके पास विराम चिह्नों का पर्याप्त उपयोग होना चाहिए, इसके पीछे का कारण यह है कि उनका उपयोग नहीं करने से आप संदेश का अर्थ खो सकते हैं या गलत व्याख्या कर सकते हैं, लिखित भाषा मौखिक के रूप में समझने में आसान नहीं है.
यह जानना कि कोई व्यक्ति किस चीज का जिक्र कर रहा है, यदि आप इस्तेमाल की गई आवाज और उसे व्यक्त करने के तरीके को सुनते हैं तो यह आसान है इस पर ध्यान नहीं दिया जा सकता है.
इसलिए संदेश मौखिक बातचीत की नकल करने की कोशिश करनी चाहिए और स्पष्ट रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए कि आप व्याकरणिक संकेतों और अच्छी वर्तनी का उपयोग करके कहां जाना चाहते हैं.
इस संदेश को उद्देश्य, लाभ और आवश्यकताओं को बहुत अधिक भटकने के बिना स्थापित करना चाहिए.
विदा
यह खंड संदेश का समापन है। आप जो कुछ भी चाहते हैं, उसे संप्रेषित करने के उद्देश्य को पूरा करने के लिए एक अच्छा समापन आवश्यक है.
संदेश में सभी बिंदुओं को स्थापित करने के बाद समापन होना चाहिए। सभी ईमेल के लिए कोई आदर्श विदाई नहीं है, क्योंकि सब कुछ संदेश की प्रकृति पर निर्भर करता है.
यह अनुशंसा की जाती है कि विदाई में प्रेषक का नाम हो, हालांकि यह स्थिति के आधार पर भिन्न हो सकता है। यदि यह एक निरंतर मेल एक्सचेंज है, तो नाम को पहले ई-मेल के बाद छोड़ दिया जाना चाहिए.
एक अच्छा और समझने योग्य ईमेल केवल संदेश की सामग्री पर आधारित नहीं होता है, ज्यादातर समय यह लेखन और उस सामग्री को व्यक्त करने का तरीका होता है जो उक्त ई-मेल के उद्देश्य को पूरा करने के लिए आवश्यक है.
संदर्भ
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