दस्तावेजों का महत्वपूर्ण चक्र क्या है?

दस्तावेजों का जीवन चक्र चरणों का एक उत्तराधिकार होता है जिसके माध्यम से एक फ़ाइल अपने उपयोगी जीवन भर में स्थानांतरित होती है। ये चरण, किसी दस्तावेज़ के निर्माण से लेकर, उसके सभी उपयोगों और संशोधनों के माध्यम से नष्ट होने या स्थायी रूप से दाखिल होने तक.

दस्तावेजों के जीवन चक्र की अवधारणा द्वितीय विश्व युद्ध के बाद संयुक्त राज्य अमेरिका में बनाई गई थी। यह बड़ी संख्या में फ़ाइलों को संचित करने के लिए एक उचित तरीका खोजने की आवश्यकता के कारण था.

प्रत्येक अनुशासन दस्तावेजों के जीवन चक्र को उनके दृष्टिकोण और फ़ाइल की प्रकृति को ध्यान में रखते हुए संबोधित करता है.

उदाहरण के लिए, कानूनी दस्तावेज के जीवन चक्र में शैक्षणिक दस्तावेज की तुलना में अलग-अलग चरण हो सकते हैं.

प्रत्येक मामले में, एक दस्तावेज को कितने समय तक रखा जाना चाहिए, इसे कैसे संग्रहीत किया जाना चाहिए या इसका सही उपयोग क्या होना चाहिए, इस पर विचार अलग-अलग होना चाहिए। इसी तरह, आपके जीवन चक्र के चरणों के लिए भी अलग-अलग दृष्टिकोण हैं.

उदाहरण के लिए, किसी कंपनी के लिए या सरकारी संस्था के लिए उसकी आयु के कारण बिना किसी मूल्य के दस्तावेज हो सकते हैं। हालांकि, ये समान अभिलेखागार में एक संग्रहालय के लिए एक उच्च ऐतिहासिक मूल्य हो सकता है.

एक और बुनियादी अंतर यह है कि एनालॉग और डिजिटल दस्तावेजों के बीच। यद्यपि, महत्व दस्तावेजों की सामग्री में निहित है, डिजिटल फाइलों का अस्तित्व उनके संचालन और उनके जीवन चक्र के चरणों में विशिष्टताओं का तात्पर्य है.

दस्तावेजों की तीन उम्र

1972 में इतिहासकार कार्लोस वायफल्स ने थ्री एज का सिद्धांत प्रस्तावित किया। इसके अनुसार, दस्तावेज़ ऐसी वस्तुएं हैं जिनके पास एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है जिसके साथ उनके उपयोग को रूपांतरित किया जाता है.

सामान्य तौर पर, दस्तावेजों का उनके निर्माण के तुरंत बाद और निश्चित अवधि के लिए गहन उपयोग किया जाता है.

हालांकि, समय के साथ यह उपयोग कम हो जाता है जब तक कि यह पूरी तरह से बंद नहीं हो जाता है, या तो क्योंकि वे संग्रहीत या नष्ट हो जाते हैं.

वायफ़ेल्स के अनुसार, यह चक्र जिसके माध्यम से सभी दस्तावेज़ तीन युगों में विभाजित होते हैं: प्रशासनिक या सक्रिय आयु, मध्यवर्ती या अर्ध-सक्रिय आयु और निष्क्रिय या ऐतिहासिक आयु।.

प्रशासनिक या सक्रिय आयु

यह एक दस्तावेज़ की सक्रिय अवधि को संदर्भित करता है। यह अपने निर्माण के क्षण से शुरू होता है और विभिन्न चरणों से गुजरता है जिसमें यह परामर्श, स्थानांतरण और एक निरंतर आधार पर साझा किया जाता है.

उदाहरण के लिए, एक सार्वजनिक सेवा टिकट का प्रशासनिक युग शुरू होते ही शुरू हो जाता है। फिर, यह एक सीमित समय के लिए आगे बढ़ना जारी रखता है: जबकि एक मेलमैन इसे बचाता है या ईमेल द्वारा भेजता है, जब यह परामर्श किया जाता है और जब इसका भुगतान किया जाता है.

मध्यवर्ती या अर्ध-सक्रिय आयु

यह वह अवधि है जिसमें दस्तावेज़ ने उपयोगिता खो दी है जिसके लिए इसे बनाया गया था। इसलिए, इसमें उतना सक्रिय उपयोग नहीं है जितना कि प्रशासनिक युग में। हालांकि, यह संरक्षित है और बार-बार परामर्श किया जा सकता है.

उदाहरण के लिए, सेवा टिकट की मध्यवर्ती आयु तब शुरू होती है, जब भुगतान के बाद, इसे एक फ़ोल्डर में दर्ज किया जाता है। यह बहुत संभावना है कि इसे फिर से परामर्श नहीं किया जाएगा, हालांकि, यह किसी भी चिंता के मामले में संग्रहीत है.

दस्तावेजों का अर्ध-सक्रिय जीवन दस्तावेज़ के प्रकार और संदर्भ के अनुसार परिवर्तनशील हो सकता है। एक कानूनी दस्तावेज, उदाहरण के लिए, एक सार्वजनिक सेवा टिकट की तुलना में अधिक सक्रिय जीवन हो सकता है.

निष्क्रिय युग या ऐतिहासिक युग

यह फ़ाइलों की अंतिम अवधि को संदर्भित करता है। हालांकि, सभी फाइलों का गंतव्य एक ही नहीं होता है। उनकी प्रकृति के आधार पर, उन्हें ऐतिहासिक या नष्ट कर दिया जा सकता है.

ऐतिहासिक अभिलेखागार वे हैं जिनका सांस्कृतिक या अनुसंधान मूल्य है। इसलिए, इस चरण के दौरान, संरक्षण विधियों को पूरी तरह से यथासंभव संरक्षित करने की मांग की जाती है।.

दस्तावेजों के जीवन चक्र के चरण

तीन युगों का सिद्धांत एक सामान्य तरीके से मौलिक चरणों को स्थापित करता है जिसके माध्यम से सभी दस्तावेज गुजरते हैं.

हालांकि, ऐसे अन्य विशिष्ट चरण भी हैं जो दस्तावेजों की उपयोगिता और हेरफेर को परिभाषित करते हैं.

जिन चरणों से होकर कोई दस्तावेज़ गुजरता है, वह उसके मूल्य, उसके उपयोग और उसके संदर्भ पर निर्भर करता है। इन विशेषताओं के अनुसार यह निर्धारित किया जाता है कि कौन से चरण हैं जिन्हें इसे पार करना चाहिए और उनमें से प्रत्येक के लिए तकनीकी और प्रशासनिक प्रस्ताव हैं.

ये कुछ मुख्य चरण हैं जिनके माध्यम से एक दस्तावेज अपने उपयोगी जीवन के दौरान गुजरता है:

1-निर्माण: दस्तावेज़ के निर्माण में शामिल हैं, या तो मुद्रित या डिजिटल प्रारूप में.

2-संग्रहण: उस प्रारूप के अनुसार जिसमें दस्तावेज़ बनाया गया था, यह भौतिक या डिजिटल रूप से संग्रहीत होता है। कुछ मामलों में, डिजिटलीकरण चरण पर भी विचार किया जाता है, जब यह प्रक्रिया का हिस्सा होता है.

3-वर्गीकरण: प्रत्येक संदर्भ में स्थापित मापदंडों के अनुसार दस्तावेजों के संगठन, वर्गीकरण या अनुक्रमण को संदर्भित करता है.

4-हस्तांतरण: यह अपनी विशेषताओं के अनुसार किसी दस्तावेज़ के भेजने और / या वितरण को संदर्भित करता है। वास्तविकता में, यह भौतिक मेल द्वारा एक डिलीवरी को संदर्भित कर सकता है या एक ई-मेल शिपमेंट को जैसा कि मामला हो सकता है।.

5-वितरण: यह चरण उन दस्तावेजों को संदर्भित करता है जो सार्वजनिक उपयोग या आवश्यकता के होते हैं, इसलिए बनाए जाने के बाद उन्हें एक निश्चित समूह के लोगों के सामने प्रकट करने की आवश्यकता होती है.

6-सहयोगात्मक उपयोग: वर्तमान में, फ़ाइलों को उपयोग और साझा संपादन के लिए व्यवस्थित किया जा सकता है। यह चरण हालिया उपस्थिति का है और डिजिटल दस्तावेजों के लिए विशेष रूप से माना जाता है.

7-क्वेरी: उस चरण को संदर्भित करता है जिसमें दस्तावेजों को इस इरादे से व्यवस्थित किया जाता है कि उन्हें परामर्श दिया जा सकता है। इस प्रक्रिया के दौरान, सुरक्षा और / या एक्सेसिबिलिटी प्रावधान बहुत महत्वपूर्ण हैं, जनता पर निर्भर करता है जो जानकारी तक पहुंचने की उम्मीद है.

8-फाइलिंग या विनाश: यह सभी दस्तावेजों के जीवन चक्र में अंतिम चरण है। यह उस क्षण से मेल खाता है जिसमें यह तय किया जाता है कि इसका संरक्षण करने के लिए पर्याप्त ऐतिहासिक मूल्य है या इसके विपरीत, यह नष्ट हो गया है.

माध्यम

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