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मुख्य औपचारिक पत्र के भाग (उदाहरण के साथ)
एक औपचारिक पत्र के कुछ हिस्सों हेडिंग, बॉडी, क्लोजर और सिग्नेचर, सेक्शन जो जारीकर्ता द्वारा अच्छी प्रस्तुति में योगदान करते हैं और उसी के प्राप्तकर्ता की सामग्री को समझते हैं।.
मौखिक संचार एक प्रेषक और एक रिसीवर या प्राप्तकर्ता के बीच एक बातचीत है, जिसमें एक मौखिक भाषा का उपयोग किया जाता है, एक वार्तालाप में शब्दों के माध्यम से.
पत्र लिखकर, इसे भाषा भी लिखा जा सकता है। पत्र के उद्देश्य के अनुसार, यह औपचारिक या अनौपचारिक होगा.
औपचारिक पत्र एक प्रकार का लिखित मौखिक संचार होता है, जिसका उपयोग किसी पेशेवर विषय, अध्ययन, रोजगार, सार्वजनिक या निजी संस्थानों के लिए अनुरोध आदि के बारे में एक विशिष्ट संदेश भेजने के लिए किया जाता है।.
पत्र के लेखन या प्रक्षेपास्त्र के लिए, एक सुसंस्कृत और मैत्रीपूर्ण भाषा का उपयोग किया जाना चाहिए, जो कि शिष्टाचार के नियमों का पालन करना चाहिए, जैसे कि अभिवादन और अलविदा विनम्रतापूर्वक कहना, भले ही प्राप्तकर्ता को पता हो। सामान्य अभिव्यक्तियों के उपयोग से बचना.
संक्षेप में, इन मिसाइलों की औपचारिकता कुछ वाक्यांशों के उपयोग से देखी जाती है, जिसे शिष्टाचार सूत्र भी कहा जाता है.
ये सूत्र, पाठ में उन्हें एक संयुक्त और समयबद्ध तरीके से शामिल करके, उनकी शैली की पहचान करते हैं और जारीकर्ता को संदेश के उद्देश्य को प्राप्त करने में मदद करते हैं.
एक औपचारिक पत्र के मुख्य भाग
प्रस्तुत किए गए औपचारिक पत्र के प्रकार के अनुसार, यह उसके प्रत्येक भाग का विस्तार होगा, हालांकि, उन्हें निम्नलिखित बिंदुओं से बना होना चाहिए:
हैडर
- लेटरहेड: जारीकर्ता का डेटा, नाम, पता, टेलीफोन, ई-मेल, वेब पेज प्रस्तुत करता है.
- जगह और तारीख: साइट, शहर या शहर जहां जारीकर्ता स्थित है और जब वह इसे लिखता है, दिन, महीने और साल। उदाहरण: मैड्रिड, 15 अक्टूबर, 2016.
- विषय:पत्र का कारण स्पष्ट और संक्षेप में इंगित किया गया है.
- प्राप्तकर्ता का नाम: पदानुक्रम के उपचार के साथ, पत्र का निर्देशन करने वाले व्यक्ति का नाम लिखें, यदि कंपनी में स्थिति यह है कि यह मामला है और नीचे मौजूद शब्द है। उदाहरण के लिए:
सज्जनों,
टीवी दो निगम.
वर्तमान.
प्रारंभिक अभिवादन या स्वर
एक शिष्टाचार सूत्र लिखा जाता है, जो विषय के परिचय की सुविधा प्रदान करता है। उदाहरण:
प्रिय (जैसा) सज्जन (जैसा), प्रतिष्ठित (जैसा) सज्जन (जैसा).
औपचारिक पत्र का अंग
संगठित विचारों को संचार के उद्देश्य को उजागर करने के लिए प्रस्तुत किया जाता है, कई पैराग्राफों के माध्यम से, जो प्रत्येक चरण से संबंधित, प्रत्येक 5 से 6 लाइनों की अधिकतम, सूचना की कुल डिलीवरी की सुविधा प्रदान करते हैं:
- परिचय: पत्र का उद्देश्य इंगित किया गया है.
- विकास: इसे उत्पन्न करने वाले कारणों की व्याख्या की गई है और पत्र के केंद्रीय विषय के बारे में विस्तार से बताया गया है.
निष्कर्ष
यह उठाए गए सब कुछ, पत्र के उद्देश्य और उन समझौतों या पहलुओं को रिट्वीट करता है, जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं.
अंत
यह जारीकर्ता की विदाई है। एक छोटे पैराग्राफ में दिए गए ध्यान और दिए गए अवसर का धन्यवाद करने के लिए लिखा गया है। फिर इसे शिष्टाचार का सूत्र बनाकर अंतिम रूप दिया जाता है। उदाहरण:
आगे के संदर्भ के बिना, मैं भुगतान किए गए ध्यान की सराहना करता हूं,
ध्यान से,
कंपनी
यह पत्र भेजने वाले का माणिक्य है। उदाहरण: यीशु, पेरोमेडो
एक औपचारिक पत्र के लक्षण
प्रत्येक अक्षर का एक विशिष्ट उद्देश्य होता है, हालाँकि, प्रारूप, विषय संगठन, भाषा, अनुच्छेद व्यवस्था, वाक्यों के विस्तार, संकेतों के उपयोग के संदर्भ में उनके लिए कई पहलू होते हैं। विराम चिह्न, दूसरों के बीच, जो इसे औपचारिकता देते हैं:
प्रारूप
आप ब्लॉक या सेमी-ब्लॉक प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं.
- ब्लॉक प्रारूप: तिथि को सही मार्जिन के साथ संरेखित किया जाता है, फिर प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ता का डेटा, प्रारंभिक ग्रीटिंग और पैराग्राफ को बाएं मार्जिन के साथ गठबंधन किया जाता है। बाद में, समापन, अंतिम ग्रीटिंग और हस्ताक्षर दोनों दाईं ओर स्थित हैं, तिथि के साथ संरेखित किया गया है.
- सेमिब्लॉक में प्रारूप: दिनांक सही मार्जिन की ओर स्थित है, फिर, प्राप्तकर्ता और प्रारंभिक ग्रीटिंग के डेटा को बाएं मार्जिन की ओर जोड़ दिया जाता है। प्रत्येक पैराग्राफ की पहली पंक्ति में यह एक इंडेंटेशन छोड़ता है और बाकी टेक्स्ट को लेफ्ट मार्जिन के साथ संरेखित किया जाता है। अंत में, समापन, विदाई और हस्ताक्षर दोनों एक केंद्रित तरीके से स्थित हैं, जिसमें दाईं ओर अतिरिक्त स्थान हैं.
विषय का संगठन
संदेश की अच्छी समझ के लिए, समय और स्थान पर सुसंगत विचारों को क्रमबद्ध करें.
भाषा
विषय से संबंधित शब्दों का उपयोग करें, यदि यह काम करता है, अनुरोधों या प्रक्रियाओं पर, सुसंस्कृत भाषा के साथ, गलतियों को वर्तनी के बिना। शिष्टाचार वाक्यांशों की उपस्थिति के साथ और आपत्तिजनक शब्दों या आक्रामकता के बिना। न तो अनौपचारिक संक्षिप्त नाम और न ही नाम.
पैराग्राफ की संरचना
पहले पैराग्राफ में पत्र का उद्देश्य ज्ञात किया जाना चाहिए। प्रारंभिक जानकारी की पेशकश की जाती है और फिर मुख्य विचार
. केंद्रीय अनुच्छेदों में, पत्र के मुख्य विचारों का समर्थन करने वाले विवरण या औचित्य को इंगित किया जाता है, चाहे कानूनों, सिद्धांतों, अवधारणाओं या पिछले अनुभवों के लेख।.
अंत में, यह ऊपर के निष्कर्ष के साथ बंद हो जाता है, पत्र के उद्देश्य को दोहराता है, एक संभावित समाधान प्रदान करता है और कहता है कि एक त्वरित प्रतिक्रिया अपेक्षित है.
वाक्यों का विस्तार
ऐसे वाक्यों का उपयोग करना महत्वपूर्ण है जो बहुत व्यापक नहीं हैं, लेकिन उनका पूरा अर्थ है.
विराम चिह्नों का उपयोग
इन संकेतों के उपयोग के लिए सावधान रहना चाहिए, क्योंकि वे विचारों को प्रतिज्ञान और सुसंगतता देने में मदद करते हैं। उन्हें अनुचित तरीके से उपयोग करने से संदेश के उद्देश्य को नुकसान पहुंच सकता है.
औपचारिक पत्र के प्रकार
आमतौर पर, लोग एक औपचारिक पत्र जारी करते हैं जब वे व्यक्तिगत रूप से संवाद नहीं कर सकते। संदेश के उद्देश्य के आधार पर, उन्हें निम्नलिखित प्रकारों के बीच स्थित किया जा सकता है:
- आवेदन पत्र: यह एक सेवा, दस्तावेज, नोट्स, परमिट, अनुदान, सहयोग का अनुरोध करने के उद्देश्य से जारी किया जाता है.
- धन्यवाद पत्र: इसका उपयोग प्राप्त एहसान, अच्छी सेवा, सहयोग या प्रदान की गई सेवा के लिए धन्यवाद देने के लिए किया जाता है.
- कवर पत्र: इसका उपयोग किसी कंपनी, एक व्यक्ति या एक संस्था को प्रस्तुत करने और ऑर्डर करने के लिए उनके ऑफ़र, उत्पादों और सेवाओं को रखने के लिए किया जाता है.
- सिफारिश का पत्र: यह मुख्य रूप से उन क्षमताओं और कौशल को उजागर करने के लिए जारी किया जाता है जो एक व्यक्ति के पास है, एक गतिविधि में प्रदर्शन करने और नौकरी पाने के लिए; या एक अच्छा भुगतान अनुभव और इसे वित्तपोषण के लिए जिम्मेदार के रूप में सुझाते हैं.
- दावा पत्र: यह मुख्य रूप से एक संगठन को एक समस्या, एक क्षति या एक अनियमित स्थिति को उजागर करने के उद्देश्य से है, जिसका समाधान इस पर निर्भर करता है.
- त्यागपत्र का पत्र: किसी व्यक्ति को नौकरी से इस्तीफा देने की सूचना देने और उनके निर्णय के कारणों की व्याख्या करने के लिए जारी किया गया.
- अधिसूचना पत्र: यह एक प्रक्रिया या प्रबंधन के बारे में सूचित करने के लिए किया जाता है जो एक व्यक्ति कर रहा है; या भविष्य की घटना, एक सभा, एक बैठक, एक सम्मेलन में भागीदारी देने के लिए.