कार्यकारी सचिव प्रोफाइल, आवश्यक कौशल और कार्य

कार्यकारी सचिव एक नौकरी या पेशा है जो किसी कंपनी या संगठन में उच्च श्रेणी के कर्मचारियों को अधिकतम सहायता प्रदान करने का कार्य करता है। यह वह होगा जो अधिकारियों के कार्यक्रम को व्यवस्थित और बनाए रखेगा और उन्हें विभिन्न प्रकार के प्रशासनिक कार्यों को पूरा करने में मदद करेगा.

उद्देश्य व्यवसाय की समग्र दक्षता में योगदान करना है, यह सुनिश्चित करके कि इसे सौंपे गए सभी प्रशासनिक कार्यों को समय पर और कुशल तरीके से पूरा किया जाएगा। एक सचिव वह व्यक्ति होता है जो प्रशासनिक सहायता प्रदान करता है। वे लिखने और फाइल करने, फोन का जवाब देने और संदेश प्रसारित करने जैसे कार्य कर सकते हैं.

दूसरी ओर, कार्यकारी सचिव, या प्रशासनिक सहायक, कार्यालय समन्वय, उत्पाद अनुसंधान, आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत, उत्पादों का आदेश देने और डेटाबेस बनाने के साथ उन गतिविधियों में से कुछ भी करता है।.

आम तौर पर, कार्यकारी सचिवों को सचिवों की तुलना में उच्च वेतन मिलता है, क्योंकि वे उच्च-स्तरीय कार्य करते हैं और कार्यालय उत्पादकता में तेजी लाते हैं.

सूची

• 1 आवश्यक प्रोफ़ाइल
• 2 आवश्यक कौशल
• 3 कार्य
  • 3.1 जिम्मेदारियां
• 4 संदर्भ

आवश्यक प्रोफ़ाइल

- व्यवसाय प्रशासन या संबंधित क्षेत्रों में स्नातक की डिग्री.

- एक कार्यकारी सचिव या एक समान प्रशासनिक भूमिका के रूप में सिद्ध अनुभव.

- अभिन्न तरीके से Microsoft-Office के प्रबंधन में सक्षम होना चाहिए, और सॉफ़्टवेयर "बैक-ऑफ़िस" में, उदाहरण के लिए, ERP सिस्टम.

- बुनियादी लेखांकन कार्यालयों और प्रक्रियाओं के प्रशासन के साथ-साथ उद्योग में संभाले जाने वाली प्रासंगिक तकनीकी शब्दावली का गहन ज्ञान.

- बुनियादी अनुसंधान विधियों और रिपोर्टिंग तकनीकों से परिचित.

- उत्कृष्ट संगठन और समय प्रबंधन कौशल.

- उत्कृष्ट संचार और बातचीत कौशल.

- ईमानदारी और गोपनीयता.

कार्यकारी सचिवों को समय प्रबंधन और मल्टीटास्किंग क्षमता की एक महान क्षमता वाले तेज पेशेवर होना चाहिए। यह उनके काम में उनकी लगन और क्षमता के साथ है कि अधिकारी अन्य कार्यों की चिंता किए बिना अपने प्रबंधकीय जिम्मेदारियों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं.

कई प्रबंधक अपने कार्यकारी सचिव पर दिन-प्रतिदिन के कार्यों का समन्वय करने और उन्हें एजेंडे पर रखने के लिए बहुत भरोसा करते हैं। उन्हें प्रबंधक के समय के अभिभावकों के रूप में बहुत अधिक रणनीति और मुखरता की आवश्यकता होती है.

आवश्यक कौशल

कार्यकारी सचिवों को लेखन, व्याकरण, वर्तनी और विराम चिह्न जैसे बुनियादी कौशल में कुशल होना चाहिए, और कार्यालय उपकरण और सामान्य सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों, जैसे कि वर्ड प्रोसेसिंग, स्प्रेडशीट और ग्राफिक्स का उपयोग करने का अनुभव होना चाहिए।.

इसी तरह, उनके पास विभिन्न जिम्मेदारियों को प्रभावी ढंग से संबोधित करने के लिए समय और क्षमता का प्रबंधन करने के लिए उत्कृष्ट कौशल होना चाहिए.

दूसरी ओर, एक कार्यकारी सचिव को भी अन्य गुणों की आवश्यकता होती है, जैसे कि अच्छा निर्णय, कूटनीति, विवेक और समस्याओं को स्वायत्तता से हल करने की क्षमता.

उन्हें जनता के साथ बातचीत करने, रिपोर्ट लिखने और प्रकाशन की समीक्षा करने के लिए मजबूत संचार कौशल की आवश्यकता होती है.

सक्रिय रूप से सुनें

अन्य लोगों को क्या कहना है, इस पर पूरा ध्यान देना चाहिए, जो बिंदु बनाए जा रहे हैं, उन्हें समझने के लिए समय निकालना, उचित के रूप में प्रश्न पूछना और अनुचित समय पर हस्तक्षेप न करना।.

पढ़ने की समझ

काम से संबंधित दस्तावेजों में वाक्यों और लिखित पैराग्राफ की पूरी समझ.

समय प्रबंधन

अपने स्वयं के समय और साथ ही दूसरों के समय को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने का तरीका जानें.

बोलना जानना

अन्य लोगों के साथ स्पष्ट रूप से बात करें ताकि वे सूचना को प्रभावी ढंग से प्रसारित कर सकें.

लेखन

दर्शकों की जरूरतों के लिए जो सबसे उपयुक्त है, उसके अनुसार लेखन में प्रभावी संचार करें.

गंभीर सोच

वैकल्पिक समाधानों की ताकत और कमजोरियों की पहचान करने के लिए तर्क और तर्क का उपयोग, समस्याओं के बारे में निष्कर्ष या दृष्टिकोण.

प्रोएक्टिव लर्निंग

समस्याओं को हल करने और वर्तमान और भविष्य के निर्णय लेने के लिए नई जानकारी के निहितार्थ को समझें.

समन्वय

दूसरों के कार्यों के संबंध में क्रियाओं का समायोजन.

समीक्षा

सुधार करने या सुधारात्मक उपाय करने के लिए स्वयं, अन्य लोगों या संगठनों के प्रदर्शन की समीक्षा और मूल्यांकन.

कार्यों

एक कार्यकारी सचिव पेटीएम नकद और लेखांकन के लिए जिम्मेदार हो सकता है, लेकिन एक बजट का प्रबंधन भी कर सकता है। आप एक वेबसाइट पर लेख प्रकाशित कर सकते हैं, हालांकि आप वेबसाइट को डिज़ाइन और प्रबंधित भी कर सकते हैं.

आप एक स्प्रेडशीट में डेटा प्रविष्टि कर सकते हैं जिसे आपने रिपोर्टिंग कार्यों के लिए डिज़ाइन और उपयोग किया है.

एक कार्यकारी सचिव प्रशासनिक कर्मचारियों की देखरेख कर सकता है। वह अक्सर सीईओ को सीधे रिपोर्ट करता है, और एक या अधिक वरिष्ठ अधिकारियों का समर्थन कर सकता है.

जिम्मेदारियों

अधिकारियों को ध्यान

- अधिकारियों के एजेंडे को रखें और नियुक्तियों, बोर्ड की बैठकों, सम्मेलनों आदि की योजना बनाने में मदद करें।.

- मीटिंग मिनट और मिनट बनाने के लिए बैठक में भाग लें, फिर उन्हें संकलित करें, वितरित करें और वितरित करें.

- अधिकारियों के लिए यात्रा की सभी व्यवस्थाएं करें: पैसेज की खरीद, होटल आरक्षण, यात्रा व्यय की डिलीवरी, संबंधित दस्तावेज का प्रबंधन और समीक्षा आदि।.

- अधिदेशित जांच का संचालन करना, डेटा एकत्र करना और अधिकारियों, समितियों और निदेशक मंडल द्वारा विचार और प्रस्तुति के लिए दस्तावेज या रिपोर्ट तैयार करना, जैसा कि सौंपा गया है.

- गोपनीय दस्तावेजों को संभालना, यह सुनिश्चित करना कि वे सुरक्षित और सुरक्षित रहें.

आंतरिक और बाहरी बातचीत

- फोन कॉल प्राप्त करें और फ़िल्टर करें, सुविधाजनक होने पर उन्हें उपयुक्त व्यक्ति पर पुनर्निर्देशित करें.

- सभी आवक या जावक पत्राचार (ईमेल, पत्र, फैक्स, पैकेज, आदि) का प्रबंधन, प्राथमिकता और वितरण करें, उनके महत्व को निर्धारित करने और उनके वितरण की योजना बनाने के लिए आने वाले ज्ञापन, प्रस्तुतियों और रिपोर्टों का पढ़ना और विश्लेषण करना।.

- नियमित प्रश्नों वाले पत्राचार के उत्तर तैयार करें.

- कार्यालय की आपूर्ति के उपयोग की निगरानी करें और यह सुनिश्चित करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत करें कि आदेश अधिक लाभदायक हैं.

- अधिकारियों, समितियों और निदेशक मंडल की ओर से व्यक्तियों, विशेष रुचि समूहों और अन्य लोगों के साथ मिलते हैं.

- आगंतुकों का स्वागत करें और निर्धारित करें कि क्या उन्हें कुछ विशिष्ट लोगों तक पहुंच दी जानी चाहिए.

प्रशासनिक सहायता

- इलेक्ट्रॉनिक और कागज़ के अभिलेखों को संग्रहीत रखें, यह सुनिश्चित करते हुए कि त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए जानकारी व्यवस्थित और आसानी से उपलब्ध है.

- वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर, स्प्रेडशीट, डेटाबेस और / या प्रेजेंटेशन का उपयोग करके चालान, रिपोर्ट, पत्र, वित्तीय विवरण और अन्य दस्तावेज तैयार करना, लेखांकन में संबंधित सहायता भी प्रदान करना।.

- सामान्य कार्यालय कार्य करें, जैसे कि प्रशासन प्रणाली बनाए रखना और मूल लेखा कार्य करना.

- अधिकारियों की सहायता के लिए रिकॉर्ड और बजट की तैयारी जैसी समन्वय और प्रत्यक्ष कार्यालय सेवाएं.

- कार्यालयों के कर्मचारियों के लिए और साथ ही संगठन के लिए प्रशासनिक नीतियों और प्रक्रियाओं की स्थापना और पर्यवेक्षण करें.

- यह निर्धारित करने के लिए परिचालन प्रथाओं और प्रक्रियाओं की समीक्षा करें कि क्या वर्कफ़्लो, रिपोर्टिंग प्रक्रियाओं या व्यय जैसे क्षेत्रों में सुधार किया जा सकता है.

- अन्य प्रशासनिक कर्मियों का पर्यवेक्षण और प्रशिक्षण करें.

संदर्भ

1. काम करने योग्य (2018)। कार्यकारी सचिव नौकरी का विवरण। से लिया गया: resource.workable.com.
2. बेथ ग्रीनवुड (2018)। एक सचिव और एक कार्यकारी सचिव के बीच अंतर। कार्य - क्रोन। से लिया गया: work.chron.com.
3. कैरियर प्लानर (2018)। कार्यकारी सचिव और प्रशासनिक सहायक। से लिया गया: job-desults.careerplanner.com.
4. ह्रविलेज (2018)। कार्यकारी सचिव नौकरी का विवरण। से लिया गया: hrvillage.com.
5. बीएसआर (2018)। कार्यकारी सचिव जिम्मेदारियाँ। से लिया गया: bestsampleresume.com