खरीद प्रकार, यह कैसे बनाया जाता है, महत्व और उदाहरण है

का रूप है खरीद की मांग एक उपयोगकर्ता विभाग या वेयरहाउस कर्मियों द्वारा उन वस्तुओं के क्रय विभाग को सूचित करने के लिए दस्तावेज तैयार किया जाता है, जिन्हें ऑर्डर करने की आवश्यकता होती है, मात्रा और वितरण सेवा फ्रेम। एक कंपनी में खरीद आवश्यकताओं के संग्रह के साथ शुरू होती है.

उनके संकलित होने के बाद, आपको क्रय विभाग को सूचित करना चाहिए। खरीद की आवश्यकता दस्तावेज है जिसमें उन आवश्यकताओं की सूची शामिल होगी। धोखाधड़ी को रोकने के लिए, विभाग के प्रबंधकों को आमतौर पर आपूर्तिकर्ताओं के साथ सीधे ऑर्डर करने या कंपनी की ओर से खरीदने की अनुमति नहीं होती है।.

इसके बजाय, जो वास्तव में बाहरी आपूर्तिकर्ताओं के साथ ऑर्डर देता है वह एक अलग विभाग है जिसे क्रय विभाग कहा जाता है। विभिन्न विभागों के प्रबंधक इस विभाग को यह जानकारी देने के लिए खरीद के रूपों का उपयोग करते हैं कि किन सामग्रियों का अधिग्रहण किया जाना है.

खरीद की आवश्यकताएं और खरीद आदेश उन वस्तुओं को प्राप्त करने की प्रक्रिया में महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं जिन्हें कंपनी को अपने संचालन के लिए आवश्यक है, आंतरिक रूप से और बाह्य रूप से आदेश प्रक्रिया को मानकीकृत करना।.

सूची

• 1 प्रकार
  • १.१ मानक
  • 1.2 उपमहाद्वीप
  • १.३ खेप
  • 1.4 इन्वेंट्री का स्थानांतरण
  • 1.5 बाहरी सेवा
• 2 यह कैसे विस्तृत है??
  • 2.1 खरीद आवश्यक प्रक्रिया
• 3 महत्व
  • 3.1 खरीद प्रक्रिया शुरू करें
  • 3.2 यह एक नियंत्रण उपकरण है
  • ३.३ व्यवसाय की रक्षा करें
  • 3.4 क्रय प्रक्रिया का केंद्रीकरण
• 4 उदाहरण
  • ४.१ उदाहरण १
  • ४.२ उदाहरण २
• 5 संदर्भ

टाइप

खरीद आवश्यकता के बारे में मुख्य बातें निम्नलिखित हैं:

- यह एक अनुरोध है जो सामग्री की एक निश्चित सूची प्राप्त करने के लिए क्रय विभाग को किया जाता है.

- क्रय संगठन की स्वीकृति की आवश्यकता है.

- यह एक आंतरिक दस्तावेज है; यही है, यह संगठन के भीतर रहता है.

आप निम्न प्रकार के प्रावधान के लिए खरीदारी की आवश्यकता पैदा कर सकते हैं:

मानक

उत्पादन प्रक्रियाओं और कार्यालय उपभोग्य सामग्रियों और अन्य परिसंपत्तियों के लिए आपूर्तिकर्ताओं से आपूर्ति और सामग्री प्राप्त करना.

उप

एक आपूर्तिकर्ता को कच्चे माल की आपूर्ति करने के लिए, और फिर एक तैयार उत्पाद प्राप्त करें.

प्रेषण

उस सामग्री को प्राप्त करना जो कंपनी की सुविधाओं में संग्रहित है और उसके लिए आपूर्तिकर्ता को भुगतान किया जाता है.

स्ि्न्ंतररइन्वेंटरी दक्षता

किसी अन्य विभाग या क्षेत्र से सामग्री प्राप्त करने के लिए जो एक ही संगठन के भीतर है.

बाहरी सेवा

बाहरी आपूर्तिकर्ता की सेवाएं प्राप्त करने के लिए, जैसे संयंत्र पर रखरखाव कार्य करना.

इसे कैसे बनाया जाता है?

खरीद के लिए आवश्यक बुनियादी घटक हैं:

- अनुरोध संख्या, जो दस्तावेज़ की पहचान की अनुमति देता है। यह पूर्व-मुद्रित होना चाहिए.

- अनुरोध करने वाला विभाग.

- अपेक्षित तिथि और अनुरोधित वितरण तिथि.

- उस व्यक्ति का नाम, जो संगत प्राधिकरण बनाने वाले व्यक्ति की आवश्यकता और हस्ताक्षर तैयार करता है.

- गलत डेटा से बचने के लिए अनुरोधित आइटम को विस्तार से वर्णित किया जाना चाहिए। राशि सटीक होनी चाहिए; आवश्यक इकाई (किलो, लीटर, यूनिट, आदि) रखना बहुत महत्वपूर्ण है.

- क्रय विभाग के प्रबंधक का हस्ताक्षर जो खरीद को मंजूरी देता है या नहीं करता है.

- यदि आपूर्तिकर्ताओं से उद्धरण पहले ही मांगे जा चुके हैं, तो उन्हें आवश्यक रूप से संलग्न किया जाना चाहिए.

खरीद की आवश्यकता प्रक्रिया

खरीद अपेक्षित प्रक्रिया का उपयोग संगठनों द्वारा आपूर्ति आदेशों को निष्पादित करने और ट्रैक करने के लिए किया जाता है। ये कच्चे माल से लेकर कार्यालय फर्नीचर तक और कुछ भी हो सकते हैं.

जब एक विभाग प्रबंधक पाता है कि सामग्री कम चल रही है, तो अपेक्षित फॉर्म भरें, जिसमें ऊपर बताए गए क्षेत्र शामिल हैं।.

एक खरीद आवश्यकता वह रूप है जिसे कंपनी का एक विभाग क्रय विभाग को भेजता है, उन वस्तुओं को सूचीबद्ध करता है जिन्हें आप बाह्य आपूर्तिकर्ता से अनुरोध करना चाहते हैं।.

यह प्रक्रिया उपयोगकर्ताओं को आदेश देने, पर्यवेक्षक अनुमोदन प्राप्त करने और सबसे महत्वपूर्ण बात, बाहरी आपूर्तिकर्ताओं को मूल्य उद्धरण प्रस्तुत करने की अनुमति देती है।.

जब क्रय प्रबंधक को इस प्रक्रिया में खरीद की आवश्यकता होती है, तो वह मूल उपयोगकर्ता द्वारा भेजी गई सभी सूचनाओं की समीक्षा कर सकता है। प्रबंधक केवल इस बात का चयन करता है कि क्या अपेक्षित है या नहीं.

यदि यह अनुमोदित नहीं है, तो निर्णय का कारण रखने के लिए एक बॉक्स है और अनुरोध विभाग को इस निर्णय के बारे में सूचित किया जाएगा। हालांकि, यदि प्रबंधक अपनी स्वीकृति देता है, तो अगला कदम आपूर्तिकर्ताओं से एक उद्धरण का अनुरोध करना होगा.

महत्ता

खरीद प्रक्रिया शुरू करें

हर बार अक्सर, एक कंपनी के विभागों को सामग्री की आवश्यकता होगी; खरीद की आवश्यकता खरीद प्रक्रिया शुरू करती है। क्रय विभाग दस्तावेज की वैधता के अनुसार कार्य करेगा.

यदि कोई समस्या है, तो दस्तावेज़ सबूत के रूप में काम करेगा कि एक विभाग ने एक निश्चित संचार के साथ आपूर्ति का अनुरोध किया.

यह एक नियंत्रण उपकरण है

जहां कोई उचित नियंत्रण कर्मचारी धोखाधड़ी में शामिल नहीं हो सकते हैं, क्योंकि वे व्यक्तिगत उपयोग के लिए सामग्री का अनुरोध कर सकते हैं.

खरीद की आवश्यकता के साथ यह सुनिश्चित करने के लिए स्थापित उपाय हैं कि कोई धोखाधड़ी न हो। इसकी सटीकता और आवश्यकता सुनिश्चित करने के लिए अनुरोध को कई हाथों से गुजरना चाहिए.

व्यवसाय की रक्षा करें

आवश्यक आदेशों को लागू करने के साथ, धोखाधड़ी की संभावनाओं से बचा जाता है। कंपनी की संपत्ति भी संरक्षित है.

क्रय प्रक्रिया का केंद्रीकरण

जब किसी संगठन को क्रय विभाग के माध्यम से सभी आवश्यकताएं पूरी करनी होती हैं, तो पूरी प्रक्रिया को प्रबंधित करना आसान होता है.

खरीदार भी लाभान्वित होते हैं, क्योंकि वे अब समूह खरीद सकते हैं और बेहतर शर्तों पर बातचीत करने के लिए संगठन की क्रय शक्ति का लाभ उठा सकते हैं.

उदाहरण

उदाहरण 1

अनुरोध संख्या: 00455

दिनांक: १५ मई २०१ 201

आवश्यककर्ता का नाम: एनलिसिस कोरवो

स्थिति: प्रशिक्षण के पर्यवेक्षक

विभाग: कार्मिक प्रशिक्षण

अनुरोध का कारण: निम्नलिखित मदों को "गुणवत्ता आश्वासन" प्रशिक्षण पाठ्यक्रम में उपयोग करने की आवश्यकता होती है, जो 16 से 20 जुलाई, 2018 के सप्ताह के दौरान दिया जाएगा।.

- फ्लिपकार्ट मार्करों का 01 मामला.

- 12 पेंसिल.

- 20 सफेद चादर के साथ 01 फ्लिप चार्ट: 1 मीटर चौड़ा x 1.5 मीटर लंबा.

- 12 सादे लाइन नोटबुक सामान्य आकार.

- ब्लैकबोर्ड के लिए 06 रंगीन मार्कर.

- मिटाने के लिए 12 घिसने.

- 12 नीली स्याही की कलम.

स्टेशनरी आपूर्तिकर्ताओं से प्राप्त 2 उद्धरण संलग्न हैं.

द्वारा अधिकृत: अल्बर्टो मोरेनो

पद: मानव संसाधन प्रबंधक

मानव संसाधन प्रबंधन

उदाहरण 2

कन्फेक्शनियों के उत्पादन विभाग Tely, S.A. आपको विभिन्न सामग्रियों को ऑर्डर करने और अपेक्षित फॉर्म भरने की आवश्यकता है। यह प्रपत्र क्रय विभाग को सूचित करता है कि इन आपूर्ति की आवश्यकता है.

क्रय विभाग प्राप्त की गई आवश्यकता को अनुमोदित या अस्वीकार कर सकता है। यदि अनुमोदित हो, तो एक खरीद आदेश बनाया जाएगा.

उत्पादों को खरीदने के लिए आपूर्तिकर्ता को खरीद आदेश भेजा जाता है। आपूर्तिकर्ता इनवॉइस के साथ उत्पादों का उत्पादन और वितरण करता है.

स्वागत विभाग उत्पादों को प्राप्त करता है और लेखा विभाग को रिसेप्शन रिपोर्ट वितरित करता है.

यदि सभी दस्तावेज अनुपालन में हैं, तो लेखा विभाग कैशियर को चालान अनुमोदन जारी करता है, यह दर्शाता है कि भुगतान आपूर्तिकर्ता को किया जा सकता है।.

संदर्भ

1. बिजनेस डिक्शनरी (2018)। खरीद आवश्यकता से लिया गया: businessdEDIA.com.
2. MyAccountingCourse (2018)। खरीदारी आवश्यकता क्या है? से लिया गया: myaccountingcourse.com.
3. वन समय। एक मांग और एक खरीद आदेश के बीच अंतर। लघु व्यवसाय - क्रोन। smallbusiness.chron.com.
4. दानी हाओ (2018)। खरीदारी की आवश्यकता क्या है और यह आपके व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण क्यों है। Procurify। से लिया गया: blog.procurify.com.
5. ट्यूटोरियल प्वाइंट (2018)। एसएपी एमएम - खरीद आवश्यकता। से लिया गया: tutorialspoint.com.