एक कंपनी की प्रक्रियाओं का मैनुअल यह क्या कार्य करता है, इसे कैसे तैयार किया जाए

प्रक्रिया मैनुअल एक कंपनी की यह एक लिखित दस्तावेज है, जो कार्य असाइनमेंट को पूरा करने के चरण दर चरण निर्देशों को सूचीबद्ध करता है या कार्यस्थल में आने पर किसी विशिष्ट स्थिति से कैसे निपटना है। इसमें कंपनी की सर्वोत्तम प्रथाओं और मुख्य व्यवसाय प्रक्रियाओं का वर्णन शामिल है.

इस मैनुअल में कार्य के प्रदर्शन की अपेक्षा के तरीके और मानक भी शामिल हैं। प्रक्रियाओं के मैनुअल का निर्माण कंपनी को विकास की दिशा में ले जाने की अनुमति देता है, प्रशिक्षण को सरल बनाता है और पैमाने पर इसकी क्षमता को सुविधाजनक बनाता है.

यह मैनुअल तीन-रिंग बाइंडर हो सकता है, एक नेटवर्क साझा ड्राइव पर एक फ़ोल्डर या ऑनलाइन प्रकाशित एक स्वचालित संस्करण, एक का उपयोग करके सॉफ्टवेयर प्रक्रियाओं का प्रशासन। सभी को यह समझना चाहिए कि प्रक्रिया मैनुअल किस चीज से बना है और किसी को इसकी आवश्यकता होने पर यह कहां मिल सकता है.

एक प्रक्रिया मैनुअल लिखने के लिए आवश्यक है कि किसी विशेष प्रक्रिया में शामिल चरणों को स्पष्ट रूप से समझा जाए। जैसे-जैसे कंपनी बढ़ेगी, नई प्रक्रियाओं की जरूरत होगी। प्रक्रिया मैनुअल को प्रक्रियाओं के पुस्तकालय के रूप में भी माना जा सकता है.

मैनुअल हाउस उन प्रक्रियाओं के उदाहरण हैं जिनका उपयोग नई परिचालन प्रक्रियाओं के लिए मॉडल के रूप में किया जा सकता है। संगठन के सभी कर्मचारियों को कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं में शिक्षित किया जाना चाहिए; उन्हें हमेशा एक प्रक्रिया नियमावली का तत्काल उपयोग करना चाहिए.

सूची

• 1 इसका उपयोग किस लिए किया जाता है??
• २ इसे कैसे बनाये?
  • 2.1 केंद्रीय प्रक्रियाओं को परिभाषित करें
  • २.२ एक परिचय लिखिए
  • 2.3 प्रत्येक प्रक्रिया का एक प्रवाह चार्ट स्थापित करें
  • 2.4 किसी अन्य व्यक्ति को इसे पढ़ने के लिए प्रक्रिया वितरित करें
  • 2.5 चेकलिस्ट और फॉर्म बनाएँ
  • 2.6 इसे एक प्रक्रिया मैनुअल में एकीकृत करें
• 3 उदाहरण
• 4 संदर्भ

इसके लिए क्या है??

एक अच्छी तरह से लिखित प्रक्रियाओं के मैनुअल के उपयोग के साथ, एक कंपनी नए कर्मचारियों के प्रशिक्षण को अधिक प्रभावी ढंग से सुविधाजनक बना सकती है.

प्रशिक्षण से परे, एक प्रक्रिया मैनुअल वर्तमान टीम के सदस्यों को कम से कम इस्तेमाल की जाने वाली प्रक्रियाओं को सीखने के लिए संसाधन प्रदान करती है, यह सुनिश्चित करते हुए कि वे सही औपचारिकता के साथ प्रदर्शन करते हैं, गुणवत्ता नियंत्रण बनाए रखते हैं।.

कर्मचारियों को समझना चाहिए कि उनसे क्या अपेक्षित है। पर्यवेक्षकों को व्यावसायिक प्रक्रियाओं का प्रबंधन करने के लिए एक प्रक्रिया मैनुअल की आवश्यकता होती है। मानकों का दस्तावेजीकरण करके, विकास, गुणवत्ता और ग्राहकों की संतुष्टि के लिए जो महत्वपूर्ण है, उसे संप्रेषित किया जा रहा है.

एक कार्यात्मक क्षेत्र को प्रभावित करने वाली नीतियों और प्रक्रियाओं के माध्यम से, फ्रंट-लाइन श्रमिकों को प्रभावी और समय बचाने वाले निर्णय लेने के लिए सशक्त किया जाता है.

एक प्रभावी प्रक्रिया नियमावली, इंटरडिपेक्टोरल संचार के लिए उचित तरीके प्रदान करती है, कर्मचारियों को अनावश्यक पर्यवेक्षणीय भागीदारी की आवश्यकता के बिना दिन-प्रतिदिन की व्यावसायिक समस्याओं को हल करने के लिए एक साथ काम करने की अनुमति देती है।.

प्रक्रियाओं के मैनुअल का उद्देश्य कंपनी के संचार के दोनों तरीकों और साधनों को दर्शाने के लिए विभिन्न सामग्रियों को व्यवस्थित करना, सबसे कम लागत पर और कम से कम समय में उत्पाद का निर्माण करना है।.

नौकरी की संतुष्टि और उच्च कर्मचारी प्रेरणा बनाए रखने का अतिरिक्त लाभ है.

इसे कैसे बनाया जाए?

एक प्रक्रिया मैनुअल विकसित करने से पहले नीति, केंद्रीय प्रक्रिया और प्रक्रिया के बीच अंतर को समझना महत्वपूर्ण है.

- नीति, मूल सिद्धांतों और संबंधित दिशानिर्देशों का एक सेट है, जो संगठन के नेतृत्व द्वारा तैयार और लागू किया जाता है, दीर्घकालिक उद्देश्यों की खोज में अपने कार्यों को निर्देशित और सीमित करने के लिए।.

- मूल प्रक्रिया अन्योन्याश्रित और जुड़ी हुई प्रक्रियाओं का अनुक्रम है, जो प्रत्येक चरण में उत्पादों में इनपुट को परिवर्तित करने के लिए एक या अधिक संसाधनों (कर्मचारी समय, ऊर्जा, मशीन, धन) का उपभोग करता है। ये परिणाम अगले चरण के लिए इनपुट के रूप में काम करते हैं जब तक कि कोई ज्ञात लक्ष्य या अंतिम परिणाम नहीं मिल जाता है.

- प्रक्रिया गतिविधियों का एक क्रम है या कार्रवाई का एक निश्चित पाठ्यक्रम है, चरणों द्वारा परिभाषित (स्पष्ट रूप से परिभाषित शुरू और समाप्त होने वाले बिंदु) जो एक कार्य को सही ढंग से निर्दिष्ट करने के लिए उसी क्रम में किया जाना चाहिए.

केंद्रीय प्रक्रियाओं को परिभाषित करें

कंपनी द्वारा सभी केंद्रीय प्रक्रियाओं पर विचार किया जाना चाहिए। यह परिभाषित करने से शुरू होता है कि कौन सी प्रक्रियाओं को हटा दिया जाएगा और प्रक्रियाओं को मैन्युअल रूप से मैप किया जाएगा, जिसमें शामिल होने वाली सभी प्रक्रियाओं का सारांश तैयार किया जाएगा।.

यद्यपि यह संभव है कि प्रत्येक प्रक्रिया को रखा नहीं गया है, लेकिन सबसे मौलिक और महत्वपूर्ण लोगों को स्थापित करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, एक रेस्तरां केंद्रीय प्रक्रियाओं को परिभाषित कर सकता है कि किसी विशेष पकवान को कैसे बनाया जाता है, लेकिन बस उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि रेस्तरां की सफाई की प्रक्रिया.

जिन कोर प्रक्रियाओं को कवर करने की आवश्यकता है, उनकी एक सूची बनाई जानी चाहिए ताकि प्रत्येक इसे मैप करने के बाद प्रक्रियाओं के मैनुअल में एकीकृत किया जा सके। योजना यह सुनिश्चित करने के लिए एक मार्गदर्शिका के रूप में कार्य करेगी कि जब आप मैनुअल लिखना शुरू करेंगे तो आप किसी भी कार्य को नहीं छोड़ेंगे.

एक परिचय लिखें

मैनुअल में क्या शामिल है इसका संक्षिप्त विवरण शामिल करें, जो सीधे उन लोगों को संबोधित किया जाता है जो मैनुअल का उपयोग करेंगे, मैनुअल का उपयोग करते समय पाठक क्या उम्मीद कर सकते हैं और मैनुअल का उपयोग करने का सबसे अच्छा तरीका (यानी, "इसे शुरू से अंत तक पढ़ें")। अंत "या" आवश्यक के रूप में प्रक्रियाओं को देखने के लिए एक संदर्भ के रूप में इसका उपयोग करें ").

प्रत्येक प्रक्रिया का एक प्रवाह चार्ट स्थापित करें

प्रत्येक प्रक्रिया को उन चरणों या कार्यों द्वारा परिभाषित किया जाता है जो इसे पूरा करने के लिए आवश्यक हैं। यदि एक कदम छोड़ दिया जाता है तो इसका मतलब यह हो सकता है कि किसी ऑर्डर को खोना या विलंब करना, या दोषपूर्ण अंत उत्पाद होना। वर्कफ़्लो को परिभाषित करने के लिए एक फ़्लोचार्ट स्थापित करना है.

एक मैनुअल को पूरा करने के लिए आपको एक समय में एक प्रक्रिया से शुरू करना होगा: पहली स्कीमा प्रक्रिया से शुरू करें। प्रक्रिया को पूरा करने के लिए आवश्यक चरणों का वर्णन किया गया है, फिर विवरण लौटाए गए हैं और प्रत्येक चरण के लिए विवरण लिखे गए हैं.

आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि प्रत्येक चरण स्पष्ट और संक्षिप्त है। प्रत्येक चरण को निर्देशों का पालन करने के लिए किसी को भी पर्याप्त विवरण प्रदान करना चाहिए.

उदाहरण के लिए, मान लें कि बिक्री प्रक्रिया के लिए एक प्रक्रिया इंटरनेट पर एक आवश्यकता द्वारा बनाई जा रही है। पहला फ्लो चार्ट इस बारे में बनाया जाता है कि संभावित ग्राहक से शुरू में संपर्क करने के बाद वह किस तरह से सूचना मांगे: फोन कॉल, ईमेल या टेक्स्ट संदेश द्वारा.

यदि संभावना को शुरू में संपर्क नहीं किया जा सकता है, तो यह गणना की जाती है कि प्रत्येक संपर्क के लिए विशिष्ट स्क्रिप्ट के साथ बिक्री टीम कितनी बार ऊपर जाती है.

जब क्लाइंट से संपर्क किया जाता है, तो एक अलग स्क्रिप्ट असाइन की जाती है, साथ ही साथ फॉलो-अप का एक सेट होता है, जो इस बात पर निर्भर करता है कि ग्राहक ने उत्पाद खरीदा या प्रतीक्षा करने का फैसला किया.

इसे पढ़ने के लिए किसी और को प्रक्रिया दें

एक सहकर्मी या आपके जानने वाले किसी व्यक्ति को पढ़ना ज़रूरी है और उनके लिखे निर्देशों का पालन करें। यह व्यक्ति मूल्यवान टिप्पणियां प्रदान कर सकता है यदि ऐसे चरण हैं जिन्हें आप पूरा नहीं कर सकते थे या समझ नहीं पाए थे.

प्रक्रिया टिप्पणियों के आधार पर डीबग की गई है। आपको निर्देशों को फिर से लिखने, संपादित करने या कुछ जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है.

चेकलिस्ट और फॉर्म बनाएं

किसी भी प्रक्रिया के लिए टीम के सदस्यों के लिए फॉर्म या चेकलिस्ट का पालन करना आसान होता है। इसीलिए मैप की गई प्रक्रिया के आधार पर एक विस्तृत खाका विकसित किया जाना चाहिए.

यदि ग्राहक को प्रवेश करने पर आपको विशिष्ट जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता है, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि टेम्पलेट में सभी आवश्यक जानकारी हो, संक्षिप्त रूप में प्रस्तुत की गई.

यह नहीं माना जाना चाहिए कि टीम के सदस्यों को वह सब कुछ याद है जो प्रक्रिया इंगित करती है, खासकर जब एक ग्राहक उनके सामने बैठा हो। चेकलिस्ट और फॉर्म को प्रक्रिया के फ्लोचार्ट और चरणों में परिशिष्ट के रूप में एकीकृत किया जाना चाहिए.

इसे प्रक्रियाओं के मैनुअल में एकीकृत करें

प्रत्येक प्रक्रिया के लिए एक फ़्लोचार्ट सौंपा गया है और सभी समर्थन दस्तावेज़ टेम्पलेट बनाए गए हैं, उन्हें एक पूर्ण प्रक्रिया मैनुअल में एकीकृत किया गया है। मैनुअल का आयोजन विभागों के आधार पर किया जाता है.

उदाहरण के लिए, प्रक्रिया मैनुअल में "बिक्री", "संचालन" और "वितरण" खंड हो सकते हैं। प्रत्येक अनुभाग को उस विभाग की केंद्रीय प्रक्रियाओं में विभाजित किया जाता है, आमतौर पर उस क्रम में जिसमें प्रत्येक केंद्रीय प्रक्रिया को उत्पादों की सामान्य डिलीवरी में किया जाता है।.

"वितरण" अनुभाग में आपके पास कई मुख्य प्रक्रियाएं हो सकती हैं, जैसे "ऑर्डर प्राप्त करें", "डिलीवरी के लिए पैकेजिंग", "शिपिंग" और "फॉलो-अप"।.

प्रक्रिया मैनुअल सामग्री की तालिका के साथ आयोजित की जाती है और प्रत्येक प्रक्रिया स्पष्ट रूप से शीर्षक के बोल्ड शीर्षक के साथ सूचीबद्ध होती है.

इसमें मैनुअल के नाम के साथ एक कवर, सामग्री की तालिका, सामग्री की तालिका के क्रम में परिचय और प्रक्रियाएं शामिल हैं.

यहां तक ​​कि टीम के सदस्यों के लिए टैब को आसानी से मैनुअल की समीक्षा करने के लिए रखा जा सकता है, ताकि उन्हें अपने विभागों में प्रासंगिक प्रक्रियाओं का पता लगाने में मदद मिल सके।.

अंत में प्रतियां बनाई और वितरित की जाती हैं। निरंतर प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित किया जाना चाहिए और आवश्यक होने पर मैन्युअल अद्यतन किया जाना चाहिए। नीतियों और प्रक्रियाओं का उपयोग करते हुए, प्रत्येक कार्यात्मक स्थान के निर्दिष्ट क्षेत्र में एक मैनुअल उपलब्ध होना चाहिए.

उदाहरण

-एक विशिष्ट तरीके से हैम्बर्गर खाना पकाने के लिए मैनुअल.

-आग, भूकंप या प्राकृतिक आपदा की स्थिति में कार्य करने के तरीके पर मैनुअल.

-ग्राहकों की शिकायतों या आक्रामक ग्राहक के जवाब में कार्य करने का तरीका.

-कार्मिक चयन प्रक्रिया को पूरा करने के लिए मैनुअल.

-एक रेस्तरां में काम करने का तरीका जानने के लिए मैनुअल.

संदर्भ

1. किम्बरली लियोनार्ड (2017)। मैं मानक संचालन प्रक्रियाओं को मैनुअल कैसे लिख सकता हूं? लघु व्यवसाय - क्रोन। smallbusiness.chron.com.
2. क्रिस एंडरसन (2017)। एक नीति और प्रक्रिया नियमावली क्या है? Bizmanualz। से लिया गया: bizmanualz.com.
3. बिज़फ्लुएंट (2017)। प्रक्रिया नियमावली की परिभाषा। से लिया गया: bizfluent.com.
4. क्रिस एंडरसन (2017)। प्रक्रिया नियमावली का उद्देश्य क्या है? Bizmanualz। से लिया गया: bizmanualz.com.
5. टेम्पलेट लैब (2018)। 37 सर्वश्रेष्ठ मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) टेम्पलेट। से लिया गया: templatelab.com.
6. ग्रेग मार्सेलो (2017)। 8-कदम गाइड एक मानक संचालन प्रक्रिया निर्माण का निर्माण करने के लिए। LERN। से लिया गया: blog.lern.org.