नियंत्रण, उद्देश्य, लाभ, उदाहरण के प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली

प्रशासनिक नियंत्रण इसे उस प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जाता है जिसके द्वारा प्रबंधक संगठन के अन्य सदस्यों को रणनीतियों को लागू करने के लिए प्रभावित करते हैं। यह प्रबंधकों द्वारा प्राप्त जानकारी के आधार पर निष्पादित किया जाता है.

यह समन्वय, संसाधन आवंटन, प्रेरणा और प्रदर्शन माप से संबंधित है। प्रबंधन नियंत्रण का अभ्यास और प्रबंधन नियंत्रण प्रणालियों का डिज़ाइन शैक्षणिक विषयों की एक श्रृंखला पर आधारित है.

प्रशासनिक नियंत्रण का तात्पर्य एक व्यापक माप से है। इसलिए, यह संबंधित है और लेखांकन से योगदान की आवश्यकता है, विशेष रूप से प्रबंधन लेखांकन। दूसरा, इसमें संसाधन आवंटन निर्णय शामिल हैं। इसलिए, यह संबंधित है और अर्थव्यवस्था से योगदान की आवश्यकता है, विशेष रूप से प्रबंधकीय अर्थव्यवस्था से.

तीसरा, यह संचार और कार्य प्रेरणा का तात्पर्य है। इसका मतलब है कि यह संबंधित है और सामाजिक मनोविज्ञान से योगदान की आवश्यकता है, विशेष रूप से संगठनात्मक व्यवहार.

किसी कंपनी के भीतर खराब नियंत्रण महत्वपूर्ण खतरा पैदा करता है, जैसे कि संसाधनों का अक्षम उपयोग, प्रसंस्करण त्रुटियां, लाभप्रदता में कमी, विनियामक अनुपालन की कमी और चोरी या कर्मचारियों द्वारा संपत्ति की हेराफेरी।.

सूची

• 1 योजना और नियंत्रण
• 2 प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली
  • २.१ व्यावसायिक उपकरण
  • २.२ घटक
  • 2.3 कठिनाइयाँ
• 3 उद्देश्य
  • 3.1 त्रुटि का पता लगाना
  • ३.२ साक्ष्य कि सब कुछ सही ढंग से काम करता है
  • ३.३ अधिनियम जब आवश्यक हो
  • ३.४ कार्यकर्ताओं को संवाद और प्रेरित करना
  • 3.5 निवारक उपायों को लागू करना
• 4 फायदे
  • 4.1 विकेंद्रीकरण के लिए सहायता
  • 4.2 समन्वय के लिए सहायता
  • 4.3 पर्यवेक्षण को सरल बनाएं
  • 4.4 प्रेरणा बढ़ाना
• 5 नुकसान
  • 5.1 मात्रात्मक मानकों को स्थापित करने में कठिनाई
  • 5.2 बाहरी कारकों पर कोई नियंत्रण नहीं है
  • 5.3 कर्मचारियों का विरोध
  • 5.4 महंगा व्यवसाय
• 6 महत्व
  • 6.1 नीतियों का सत्यापन
  • 6.2 प्रबंधकीय जिम्मेदारी
  • 6.3 प्रेरक
  • 6.4 दक्षता
• 7 उदाहरण
  • 7.1 आवश्यकताओं का नियंत्रण
  • 7.2 वित्तीय नियंत्रण
  • 7.3 प्रदर्शन नियंत्रण
  • 7.4 पर्यवेक्षण
  • 7.5 नियंत्रण बदलें
  • 7.6 सुरक्षा नियंत्रण
  • 7.7 अनुपालन नियंत्रण
  • 7.8 बेंचमार्किंग
  • 7.9 निरंतर सुधार
  • 7.10 गुणवत्ता नियंत्रण
  • 7.11 गुणवत्ता की गारंटी
  • 7.12 स्वचालन
  • 7.13 डेटा नियंत्रण
  • 7.14 सूची नियंत्रण
  • 7.15 एसेट कंट्रोल
• 8 संदर्भ

योजना और नियंत्रण

नियोजन और नियंत्रण के बीच एक करीबी संबंध है। नियोजन एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा किसी संगठन के उद्देश्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने के तरीकों को स्थापित किया जाता है। नियंत्रण एक प्रक्रिया है जो संगठन के नियोजित उद्देश्यों के खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन को मापता है और निर्देशित करता है.

एक बार रणनीति स्थापित हो जाने और योजनाएं बनाने के बाद, प्रबंधन का मुख्य कार्य यह सुनिश्चित करने के लिए उपाय करना है कि इन योजनाओं को किया जाए या, यदि शर्तों की आवश्यकता है, तो यह है कि योजनाओं को संशोधित किया जाए।.

प्रशासनिक नियंत्रण प्रबंधन कार्यों में से एक है, जैसे नियोजन, संगठन, पर्यवेक्षण और प्रबंधन.

यह एक महत्वपूर्ण कार्य है, क्योंकि यह त्रुटियों को सत्यापित करने और मानकों के विचलन को कम करने और वांछित तरीके से संगठन के स्थापित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए सुधारात्मक उपाय करने में मदद करता है।.

प्रशासनिक नियंत्रण को उस प्रणाली के कार्य के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो योजना को प्राप्त करने के लिए संचालन को समायोजित करता है, या निर्धारित सीमा के भीतर प्रणाली के उद्देश्यों में विविधताएं रखता है।.

प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली

वे सिस्टम हैं जो विभिन्न व्यावसायिक संसाधनों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए जानकारी एकत्र करते हैं और उपयोग करते हैं, जैसे कि मानव, शारीरिक, वित्तीय और सामान्य रूप से संगठन, जिसके परिणामस्वरूप प्रबंधन रणनीतियों का अनुसरण किया जाता है।.

इसलिए, वे प्रशासनिक और आर्थिक दक्षता के लिए आवश्यक औपचारिक प्रक्रियाओं का समूह हैं। प्रबंधक संगठन की गतिविधियों में मानकों को बनाए रखने या बदलने के लिए इसका उपयोग करते हैं.

एक कंपनी के संपूर्ण नियंत्रण प्रणाली का एक अभिन्न अंग होने के नाते, इसका उद्देश्य प्रबंधन योजनाओं और नीतियों के पूर्ण और समय पर कार्यान्वयन की गारंटी देना है.

वे इस बात से संबंधित हो सकते हैं कि आपूर्ति का अनुरोध कैसे किया जाता है कि संपत्ति का उपयोग कैसे किया जाए, असाइनमेंट सौंपा गया है, या इन्वेंट्री को प्रशासित किया गया है.

एक प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली वह तरीका है जिससे प्रबंधक अपनी संगठनात्मक रणनीतियों या नीतियों का दस्तावेजीकरण कर सकते हैं। इसी तरह, यह आंतरिक कॉर्पोरेट प्रक्रियाओं के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने का एक तरीका है, उनकी तुलना उद्देश्यों और नीतियों के साथ की जाती है.

व्यवसाय का उपकरण

प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली एक व्यावसायिक उपकरण है जो इस बात का संकेत दे सकता है कि संगठन अपने उद्देश्यों के अनुसार कितना अच्छा प्रदर्शन कर रहा है.

हालांकि, प्रशासनिक नियंत्रण केवल एक उपकरण है जिसका उपयोग प्रबंधक वांछित रणनीतियों को लागू करने के लिए करते हैं.

रणनीतियों को न केवल प्रशासनिक नियंत्रणों के माध्यम से लागू किया जाता है, बल्कि संगठनात्मक संरचना, मानव संसाधनों के प्रबंधन और संगठनात्मक संस्कृति के साथ भी लागू किया जाता है.

घटकों

प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली एक संगठन को अपने रणनीतिक उद्देश्यों और उसके प्रतिस्पर्धात्मक लाभ की दिशा में प्रबंधन में मदद करने के लिए एक उपकरण है। आमतौर पर यह समझा जाता है कि इसके तीन घटक हैं:

- मानकों की स्थापना.

- इन मानकों के खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन का मापन.

- नियमों और योजनाओं से विचलन के खिलाफ सुधारात्मक उपाय करना.

कठिनाइयों

कंपनियों में प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली को घेरने वाली दो सामान्य कठिनाइयाँ हैं.

- उन क्षेत्रों को पहचानने में सक्षम होना जहां अधिक नियंत्रण की आवश्यकता है.

- जब मौजूदा नियंत्रण अक्षम या दोषपूर्ण हैं, तो पहचानने में सक्षम हों.

उद्देश्यों

प्रशासनिक नियंत्रण के उद्देश्य वित्तीय जानकारी की विश्वसनीयता, परिचालन या रणनीतिक उद्देश्यों की प्राप्ति पर समय पर प्रतिक्रिया और कानूनों और नियमों के अनुपालन का उल्लेख करते हैं।.

त्रुटि का पता लगाना

कंपनी के प्रशासन में एक अनियमितता एक कंपनी के सामान्य उद्देश्यों की उपलब्धि को खतरे में डाल सकती है, जिससे प्रतियोगिता के सामने जमीन खोना संभव हो सकता है और जब तक कि यह अपने अस्तित्व से समझौता न कर ले.

इसलिए, असामान्यताओं का जल्दी पता लगाना महत्वपूर्ण हो जाता है। उसी तरह, आप विभिन्न सर्किट और क्षेत्रों की पहचान कर सकते हैं, हालांकि वे विसंगतियों या गंभीर दोषों से प्रभावित नहीं हैं, कंपनी के सामान्य कल्याण के लिए अनुकूलित किया जा सकता है.

सबूत है कि सब कुछ सही ढंग से काम करता है

प्रशासनिक नियंत्रण इस बात की जाँच करता है कि सब कुछ अच्छा काम कर रहा है और प्रस्तावित उद्देश्य और प्रशासनिक स्तर पर मुनाफे, बिक्री, सुरक्षा इत्यादि के संबंध में स्थापित स्तर दोनों ही महत्वपूर्ण परिवर्तनों के बिना मिलते हैं।.

इस तरह, कंपनी अधिक सुरक्षित हो जाती है, इसके मानक और ऑपरेटिव निर्णय लेने की प्रक्रिया अधिक ठोस हो जाती है.

आवश्यक होने पर कार्य करें

एक स्थिति का पता लगाना बहुत उपयोगी नहीं है यदि किसी नकारात्मक परिस्थिति को पुनर्निर्देशित करने के लिए विशिष्ट कार्य नहीं किए जाते हैं, प्रशासनिक नियंत्रण द्वारा दी गई विस्तृत और ठोस जानकारी के लिए धन्यवाद.

कार्यकर्ताओं को संवाद और प्रेरित करना

कंपनी की स्थिति का सटीक ज्ञान, इसकी त्रुटियों, समस्याओं और सही ढंग से नियंत्रित पहलुओं सहित, श्रमिकों के साथ बेहतर संचार को बढ़ावा देता है, उन्हें यह गारंटी देने के लिए प्रेरित करता है कि आवश्यक पहलुओं में सुधार किया गया है, या सही लाइन का पालन किया जाता है।.

निवारक उपायों को लागू करें

प्रशासनिक नियंत्रण से जिन विशिष्ट समस्याओं का पता लगाया जाता है, उनका समयपूर्व निदान सुधारात्मक कार्रवाइयों को अनावश्यक बनाता है, क्योंकि उन्हें केवल निवारक क्रियाओं द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है.

लाभ

प्रशासनिक नियंत्रण का सबसे बड़ा लाभ यह है कि यह व्यावसायिक नेतृत्व के लिए दिशा और नियंत्रण का एक चक्र बनाता है। निर्णय लेने में कम व्यक्तियों को शामिल किया जाता है.

यह प्रबंधकों को वास्तविक प्रदर्शन को मापने और उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में मदद करता है.

विकेंद्रीकरण में मदद करें

व्यापारिक संगठनों की आधुनिक प्रवृत्ति विकेंद्रीकरण की ओर है, जिसके लिए एक नियंत्रण प्रणाली की आवश्यकता है.

विकेंद्रीकरण में, निर्णय लेने का अधिकार पूरे संगठन में बिखरा हुआ है.

प्राधिकरण को सही तरीके से उपयोग किया जा रहा है या नहीं यह जानने के लिए प्रबंधन को अपने हाथों में नियंत्रण रखना चाहिए। पर्याप्त प्रशासनिक नियंत्रण के बिना, विकेंद्रीकरण सफल नहीं हो सकता.

समन्वय के साथ मदद करें

आधुनिक कंपनियों का आकार बढ़ रहा है। बड़ी मात्रा में पूंजी और बड़ी संख्या में लोग उनमें कार्यरत हैं.

यह उचित नियंत्रण की समस्या पैदा करता है, क्योंकि कई विभाजन हैं जो विभिन्न उत्पादों का उत्पादन और वितरण करते हैं। उनकी गतिविधियों का समन्वय करने के लिए, एक नियंत्रण प्रणाली की आवश्यकता होती है.

पर्यवेक्षण को सरल बनाएं

महत्वपूर्ण विचलन को संकेत देकर पर्यवेक्षण को सरल बनाता है। कर्मचारियों को नियंत्रण में रखता है.

एक अच्छा नियंत्रण प्रणाली बहुत जल्दी कमजोर बिंदुओं का पता लगाती है। यह सभी स्तरों पर नियंत्रण के दायरे का विस्तार करने में मदद करता है.

प्रेरणा बढ़ाएँ

नियंत्रण तकनीक संगठन में व्यवस्था और अनुशासन का माहौल बनाती है, विचलन का पता लगाती है और उनके लिए जिम्मेदार कारकों की पहचान करती है.

इससे कर्मचारियों की प्रेरणा बढ़ जाती है, क्योंकि वे उस काम को जानते हैं जिसके लिए उन्हें जिम्मेदार माना जाता है.

नुकसान

प्रशासनिक नियंत्रण का एक नुकसान यह है कि यह कंपनी को अधिक मानकीकृत और कम लचीला बनाकर रचनात्मकता और नवीनता को हतोत्साहित कर सकता है.

अक्सर, सख्त प्रशासनिक नियंत्रण वाले संगठन बाजार में परिवर्तन, उनके उद्योग या कानूनी वातावरण के लिए अनुकूल विचारों और योजनाओं के सीमित दायरे के साथ कम सक्षम होते हैं।

मात्रात्मक मानकों को स्थापित करने में कठिनाई

प्रशासनिक नियंत्रण अपनी प्रभावशीलता खो देता है जब प्रदर्शन मानक को मात्रात्मक शब्दों में परिभाषित नहीं किया जा सकता है.

मानव व्यवहार, दक्षता का स्तर, नौकरी से संतुष्टि, कर्मचारी प्रेरणा आदि के लिए एक मात्रात्मक मानक स्थापित करना बहुत मुश्किल है। ऐसे मामलों में, परीक्षण प्रबंधक के विवेक पर निर्भर करता है.

बाहरी कारकों पर कोई नियंत्रण नहीं है

एक कंपनी बाहरी कारकों को नियंत्रित नहीं कर सकती है, जैसे कि सरकारी नीति, तकनीकी परिवर्तन, फैशन में बदलाव, प्रतिस्पर्धा नीति में बदलाव आदि।.

कर्मचारियों का विरोध

जमीनी स्तर के कर्मचारी बर्खास्त और असंतुष्ट महसूस कर सकते हैं क्योंकि उन्हें अपने विचारों को प्रस्तुत करने की अनुमति नहीं है। कर्मचारियों को लगता है कि नियंत्रण उनकी कार्रवाई की स्वतंत्रता को कम करता है। इससे कर्मियों का मजबूत कारोबार हो सकता है.

कर्मचारी अक्सर नियंत्रण का विरोध करते हैं। नतीजतन, इसकी प्रभावशीलता कम हो जाती है

महँगा व्यवसाय

एक प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली स्थापित करने के लिए संगठनों को बहुत समय और पैसा खर्च करना पड़ता है.

लाभ शामिल लागत से अधिक होना चाहिए, तभी नियंत्रण प्रभावी होगा, अन्यथा, यह अक्षमता का कारण होगा.

महत्ता

प्रशासनिक नियंत्रण के बिना, प्रबंधन प्रक्रिया अधूरी है। कंपनियों में, कई कारकों के कारण नियंत्रण की आवश्यकता उत्पन्न होती है:

- बड़े संगठनों में पूरी तरह से सटीक प्रदर्शन मानकों को स्थापित करना मुश्किल है। दूसरी ओर, एक प्रबंधक को सभी प्रकार की सामयिक जानकारी की आवश्यकता होती है, जो हमेशा उपलब्ध नहीं होती है। मानकों की सटीकता का आकलन करने के लिए नियंत्रण आवश्यक है.

- कर्मचारियों को बड़ी मात्रा में धन और मूल्यवान संसाधन सौंपे जाते हैं। हालांकि, नियंत्रण के अभाव में, कर्मचारी प्रलोभन दे सकते हैं। एक कुशल नियंत्रण प्रणाली कर्मचारियों द्वारा बेईमान व्यवहार को कम करने में मदद करती है.

- नियंत्रण की अनुपस्थिति में, कर्मचारी अपने प्रयास में आराम कर सकते हैं और उनका प्रदर्शन सामान्य से कम हो सकता है.

नियंत्रण के माध्यम से यह सुनिश्चित किया जाता है कि किसी संगठन के संसाधनों को वांछित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए प्रभावी ढंग से प्राप्त किया जाता है। प्रशासनिक नियंत्रण निम्नलिखित लाभ प्रदान करता है:

नीतियों का सत्यापन

यह प्रबंधन को विभिन्न योजनाओं की गुणवत्ता को सत्यापित करने की अनुमति देता है। इसलिए, यह प्रकट कर सकता है कि किन योजनाओं को नया रूप दिया जाना चाहिए या किन उद्देश्यों को संशोधित किया जाना चाहिए.

वातावरण में परिवर्तन मूल योजनाओं को व्यवहार्य या कमनीय नहीं बना सकता है। नियंत्रण योजनाओं की समीक्षा और अद्यतन करने में मदद करता है.

प्रबंधकीय जिम्मेदारी

यहां तक ​​कि जब एक प्रबंधक कुछ गतिविधियों को सौंपता है और अपने अधीनस्थों को अधिकार सौंपता है, तो वह अंतिम प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार रहता है.

इसलिए, एक प्रबंधक को अपने अधीनस्थों के प्रदर्शन को यह सुनिश्चित करने के लिए सत्यापित करना चाहिए कि वे वांछित तरीके से प्रतिनिधि प्राधिकरण का उपयोग कर रहे हैं.

प्रशासनिक नियंत्रण प्रबंधकों को उनकी जिम्मेदारियों को पूरा करने और एक ही समय में अधिकार सौंपने की अनुमति देता है.

प्रेरक

कर्मचारियों को कड़ी मेहनत करने और बेहतर प्रदर्शन की पेशकश करने के लिए प्रेरित करें। जब वे जानते हैं कि उनके प्रदर्शन को महत्व दिया जा रहा है और उनके पुरस्कारों को उस मूल्यांकन से जोड़ा गया है, तो वे अपने सर्वोत्तम प्रयासों में योगदान देने का प्रयास करेंगे.

क्षमता

नियंत्रण उद्देश्यों की उपलब्धि पर ध्यान केंद्रित करके, संचालन की दक्षता में योगदान देता है। इसलिए, यह प्रबंधकों को गंभीर होने से पहले त्रुटियों का पता लगाने और सही करने की अनुमति देता है, जिससे कचरे और नुकसान को कम करने में मदद मिलती है.

उदाहरण

एक प्रशासनिक नियंत्रण किसी भी प्रक्रिया, अभ्यास, नीति, उपकरण, माप या प्रणाली है जो किसी संगठन के संसाधनों को निर्देशित करने के लिए प्रबंधन को अनुमति देने के लिए लागू किया जाता है। निम्नलिखित उदाहरण उदाहरण हैं:

आवश्यकताएँ नियंत्रित करती हैं

औपचारिक रूप से योजनाओं को आवश्यकताओं के रूप में दस्तावेजित करें और इन योजनाओं के परिवर्तन का प्रबंधन करें.

वित्तीय नियंत्रण

वित्तीय नियंत्रण जैसे कि बजट के विकास, निगरानी और लेखांकन का अभ्यास.

प्रदर्शन नियंत्रण

कर्मचारियों के साथ उद्देश्यों के एक सेट पर सहमत होने और उन उद्देश्यों के संबंध में प्रदर्शन का मूल्यांकन करने की प्रक्रिया.

पर्यवेक्षण

उत्पादकता, दक्षता और काम की गुणवत्ता में सुधार के लिए कर्मचारी के प्रदर्शन की निगरानी करना.

नियंत्रण बदलें

किसी संगठन में परिवर्तन भेजने, मूल्यांकन, अनुमोदन, प्राथमिकता, कार्यान्वयन, संचार और समीक्षा करने की प्रक्रिया.

सुरक्षा नियंत्रण

लोगों, संपत्ति और सूचनाओं के जोखिम से बचने के लिए सुरक्षा उपायों और प्रतिकारों को लागू करें.

अनुपालन नियंत्रण

कानूनों, विनियमों, नियमों और आंतरिक नीतियों का पालन करने के लिए प्रक्रियाओं, प्रक्रियाओं, प्रणालियों, नियंत्रणों, मापों और रिपोर्टों का कार्यान्वयन.

बेंच मार्किंग

यह उद्योग, प्रतिस्पर्धा या वर्तमान सर्वोत्तम प्रथाओं के खिलाफ कंपनी के परिणामों के तुलनात्मक मूल्यांकन की निरंतर प्रक्रिया है.

निरंतर सुधार

यह चीजों की माप लेने, उन्हें सुधारने और उन्हें फिर से मापने की दोहराव प्रक्रिया है.

गुणवत्ता नियंत्रण

सुनिश्चित करें कि आउटपुट विनिर्देशों के अनुरूप हैं। उदाहरण के लिए, उत्पादन लाइन में उत्पादों के परीक्षण के लिए एक प्रक्रिया लागू करें.

गुणवत्ता की गारंटी

यह भविष्य की गुणवत्ता विफलताओं को रोकने की प्रक्रिया है। उदाहरण के लिए, सुधारों की पहचान करने के लिए सभी गुणवत्ता विफलताओं के मूल कारण की जांच करने का अभ्यास.

स्वचालन

स्वचालन के साथ कार्य को प्रतिस्थापित करके उत्पादकता, दक्षता और गुणवत्ता में सुधार करता है.

डेटा नियंत्रण

डेटा गुणवत्ता, डेटा वंश, सुरक्षा, एकीकरण और अनुपालन जैसे क्षेत्रों में डेटा का नियंत्रण.

इन्वेंटरी नियंत्रण

कमी या अतिरिक्त आपूर्ति से बचने के लिए सूची के लिए विनियमन और खाता.

एसेट कंट्रोल

सुविधाओं, बुनियादी सुविधाओं, मशीनों, सॉफ्टवेयर और बौद्धिक संपदा जैसी परिसंपत्तियों का नियंत्रण.

उदाहरण के लिए, एक परिसंपत्ति लेखा प्रणाली संपत्ति के बारे में चिंता का एक उपयुक्त अलगाव लागू करता है.

संदर्भ

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